Einkaufsstelle und Lieferantenangebote

In der Einkaufsstelle werden genehmigte Bestellanforderungen zu Bestellungen. Abteilungsleitung Neben dem Inhaber und den Unternehmensadmins hat auch die Abteilungsleitung Ihrer Einkaufsabteilung Zugriff (siehe unten).

Öffnen Sie Meine Arbeit, wählen Sie Neu und dann Einkaufsstelle (Bestellanforderungen, Lieferanten und Angebote). Es gibt zwei Tabs: Anfragen und Lieferanten. Zurück zu „Meine Arbeit“ schließt die Ansicht.

#Ein Lieferantenverzeichnis pflegen

1. Wählen Sie unter Lieferanten die Option Lieferant hinzufügen.
2. Geben Sie Firmenname und E-Mail ein, bei Bedarf auch Ansprechpartner, Telefon, Steuernummer, Website, Adresse, Stadt, Land, Kategorien und Interne Notizen.
3. Speichern Sie. Setzen Sie einen Lieferanten auf Inaktiv, um ihn nicht mehr anzufragen.

Für viele Einträge auf einmal laden Sie die Beispiel-CSV herunter, füllen sie aus und verwenden CSV importieren. CSV exportieren lädt das Verzeichnis herunter.

#Eine Bestellanforderung bearbeiten

Anfragen listet alle Bestellanforderungen mit ihrem Status. Suchen oder filtern Sie nach Status und wählen Sie dann eine aus.

• Wartet auf Genehmigung durch Vorgesetzte: Sie können Angebote anfragen, sobald die genehmigende Person der anfragenden Person zugestimmt hat. Die Anforderung geht dann automatisch weiter.
• Nach der Genehmigung verwenden Sie Angebote bei Lieferanten anfragen: Durchsuchen Sie die aktiven Lieferanten, haken Sie die gewünschten an und wählen Sie Ausgewählte Lieferanten per E-Mail anschreiben.

Jeder Lieferant erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Link. Dort gibt er Stückpreis, Währung, Lieferzeit und Hinweise ein und sendet das Angebot. Der Link gilt 14 Tage. Ohne E-Mail-Server (SMTP) werden die E-Mails in die Warteschlange gestellt, bis er eingerichtet ist.

#Den Zuschlag erteilen

Eingehende Angebote erscheinen mit der Antwort jedes Lieferanten an der Anforderung.

1. Wählen Sie das beste Angebot aus.
2. Bestätigen Sie Zuschlag für dieses Angebot erteilen? mit Auswählen & Kauf starten.

Der gewählte Lieferant erhält eine Zusage per E-Mail, die anderen anbietenden Lieferanten eine höfliche Absage. Die Anforderung wechselt zu Kauf gestartet, und die anfragende Person sieht das in Meine Arbeit.

#Die Einkaufsabteilung wählen

Ein Inhaber oder Unternehmensadmin legt fest, welche Abteilungsleitung die Einkaufsstelle betreut:

1. Öffnen Sie Unternehmensadmin → Arbeit → Arbeitseinstellungen und wählen Sie Einkaufsstelle.
2. Wählen Sie unter Einkaufsabteilung die Abteilung, zum Beispiel Ihr Einkaufsteam. Die Änderung wird sofort gespeichert.

Die Abteilungsleitung dieser Abteilung sieht dann in Meine Arbeit unter Neu die Einkaufsstelle und erhält für jede genehmigte Bestellanfrage eine Benachrichtigung. Inhaber und Unternehmensadmins haben die Einkaufsstelle immer.

Bleibt die Auswahl auf Nicht gewählt (Abteilung namens „Procurement“), geht die Einkaufsstelle wie in früheren Versionen an die Abteilungsleitung einer Abteilung namens Procurement. Gibt es keine solche Abteilung, betreuen sie nur Inhaber und Unternehmensadmins.