DSGVO-Anfragen bearbeiten

Nach der DSGVO können Personen fragen, welche Daten Sie über sie speichern, deren Berichtigung oder Löschung verlangen. Dromix sammelt diese Anfragen an einem Ort und hilft Ihnen, innerhalb der gesetzlichen 30 Tage zu antworten.

#Woher Anfragen kommen

Jeder, auch Kunden, kann über das öffentliche Formular unter /privacy/request auf Ihrer Dromix-Adresse eine Anfrage senden. Kolleginnen und Kollegen finden einen Link dazu im Kontomenü unter Konto und Sicherheit (Formular für förmliche Anträge). Das Formular fragt nach Art der Anfrage, E-Mail-Adresse, auf die sich die Daten beziehen und Details. Die Arten folgen den Artikeln 15 bis 21 DSGVO: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

#Eine Anfrage bearbeiten

1. Öffnen Sie Unternehmensadmin → Sicherheit & Datenschutz → DSGVO.
2. Unter DSGVO-Anfragen zeigt jede Anfrage ihre Art, die E-Mail-Adresse und ihren Status.
3. Wählen Sie zu Beginn Läuft, damit andere Admins Bescheid wissen.
4. Erledigen Sie das Verlangte (siehe unten) und wählen Sie dann Erledigt. Ist die Anfrage unbegründet, wählen Sie Ablehnen.

#Daten eines Kunden finden und exportieren

1. Wählen Sie an der Anfrage Kundendaten finden oder suchen Sie unter Kundendaten nach E-Mail, Telefon oder Name.
2. Wählen Sie das Ergebnis. Dromix listet alles Verknüpfte auf: Kontakte, Leads, Deals, WhatsApp-, Instagram- und Facebook-Chats, E-Mail-Unterhaltungen und Meetings.
3. Für eine Auskunfts- oder Übertragbarkeitsanfrage wählen Sie ZIP exportieren oder JSON exportieren und senden die Datei an die Person.

#Daten eines Kunden löschen

1. Wählen Sie im Ergebnis Löschen….
2. Lesen Sie, was passiert, und geben Sie zur Bestätigung ERASE ein.
3. Wählen Sie Endgültig löschen.

Was das Löschen bewirkt:

• Kontakte und Leads behalten keinen Namen, keine E-Mail, kein Telefon, keine Notizen, kein Foto und keine Zeitleiste.
• Deals bleiben ohne die Person erhalten, damit Summen und Berichte stimmen.
• WhatsApp-, Instagram- und Facebook-Unterhaltungen samt Nachrichten und Medien werden gelöscht.
• E-Mail-Unterhaltungen werden aus Dromix entfernt; die E-Mails selbst bleiben bei Ihrem Postfachanbieter.
• Absendersperren und Einwilligungsnachweise bleiben ohne Namen als Nachweis erhalten.

#Anfragen von Kolleginnen und Kollegen

Kommt die Anfrage von jemandem mit Dromix-Konto, zeigt die Anfrage Personenbezogene Kontodaten löschen. Damit werden die Verzeichnisfelder durch Deleted user ersetzt, die Person wird abgemeldet und ihre Schlüssel werden vernichtet. Stempelzeiten bleiben ohne GPS erhalten. Nachrichten, die sie in Chats anderer gesendet hat, werden nicht gelöscht. Sie können dies auch im Personenbereich mit Löschen (DSGVO) tun. Siehe Jemanden sperren, ausscheiden lassen oder entfernen.

Jeder Export und jede Löschung wird im Audit-Log festgehalten.