Unternehmen mit dem Einrichtungsassistenten einrichten

Der Einrichtungsassistent führt Inhaber und Unternehmensadmin Schritt für Schritt durch alles, was ein neues Dromix braucht. Niemand sonst sieht ihn.

#Den Assistenten öffnen

• Bei einer neuen Installation öffnet sich der Assistent automatisch, wenn sich der Inhaber zum ersten Mal anmeldet.
• Danach zeigt die Karte Einrichtung: X / 7 Schritte auf Ihrem Dashboard den nächsten Schritt. Wählen Sie Einrichtung fortsetzen.
• Sie können ihn jederzeit unter Unternehmensadmin → Unternehmen → Einstellungen mit Einrichtungsassistent öffnen aufrufen.

Der Assistent öffnet sich direkt in Unternehmensadmin → Einstellungen: Das App-Menü links und das Admin-Menü bleiben sichtbar. Die Adresse zeigt den aktuellen Schritt, sodass ein Lesezeichen oder ein geteilter Link diesen Schritt wieder öffnet. Alte Links auf /company-setup funktionieren weiter und öffnen dieselbe Stelle.

Dromix bleibt während der Einrichtung voll nutzbar. Mit Zurück zu den Einstellungen kehren Sie jederzeit zum Tab Allgemein der Einstellungen zurück: Jeder Schritt wird auf dem Server gespeichert, auch angefangene Eingaben. So machen Sie auf jedem Gerät dort weiter, wo Sie aufgehört haben.

#So funktioniert der Fortschritt

• Die Schritte öffnen sich nacheinander. Weiter geht erst, wenn der Schritt erledigt ist; bis dahin ist es deaktiviert und der Grund steht daneben.
• Schritte nach dem ersten unerledigten sind gesperrt (Schloss-Symbol). Erledigte Schritte bleiben offen: wählen Sie sie in der Liste, um etwas zu ändern.
• Ein Link zu einem gesperrten Schritt öffnet stattdessen den ersten unerledigten Schritt.
• Schritte lassen sich nicht überspringen; was jeder Schritt braucht, steht unten. Schritte für Module, die Sie nicht nutzen, sind ausgeblendet.
• Die Karte auf Ihrem Dashboard zeigt den nächsten Schritt und verschwindet, wenn alle Schritte erledigt sind.

#1. Unternehmensdaten

Geben Sie den Unternehmensnamen ein, laden Sie das Logo hoch und wählen Sie Markenfarbe, Unternehmenssprache, Zeitzone und Währung. Es sind dieselben Einstellungen wie unter Unternehmen → Einstellungen. Die Website ist optional; sie erscheint in der E-Mail-Signatur. Name, Logo, Farbe und Website bilden auch die Hauptmarke Ihres Unternehmens (Schritt 3). Eine eigene Farbe erfordert den Tarif Business oder Enterprise. Der Schritt ist erledigt, sobald der Unternehmensname gespeichert ist.

#2. Module

Kreuzen Sie an, was Ihr Unternehmen nutzt: Vertriebs-CRM, E-Mail, Kalender, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger sowie Zeiterfassung und Standort. E-Mail, Kalender und Zeiterfassung werden sofort eingeschaltet. WhatsApp, Instagram und Facebook verbinden Sie im Schritt Posteingänge & Kanäle. Wenn Sie das Vertriebs-CRM abwählen, werden die Schritte Marken und Pipelines ausgeblendet, und Posteingänge & Kanäle braucht nur den Posteingang Ihrer Hauptmarke. Wenn Sie E-Mail abwählen, wird Posteingänge & Kanäle ausgeblendet, sofern Sie keinen Kanal und keinen Kalender gewählt haben. Der Schritt ist erledigt, sobald Sie Ihre Auswahl speichern.

#3. Marken

Ihr Unternehmen ist Ihre Hauptmarke: Die erste Karte entsteht aus den Unternehmensdaten (Name, Logo, Farbe, Website). Sie ist keine eigene Marke und kann nie gelöscht werden. Name, Logo, Farbe und Website werden in Schritt 1, Unternehmensdaten, festgelegt; diese Karte zeigt sie nur an. Darunter hat jede Marke, unter der Sie verkaufen, eine eigene Karte. Sie verkaufen nur unter einem Namen? Dann genügt die Karte der Hauptmarke.

Um eine Marke hinzuzufügen, wählen Sie Neue Marke und geben Name, Logo, Farbe und Website-Domain ein. Wählen Sie Bearbeiten auf einer Karte, um die Marke direkt zu ändern (immer nur eine Karte) oder sie zu entfernen. Jede Karte zeigt die Pipelines der Marke; Sie legen sie im nächsten Schritt an, wo eine Marke beliebig viele Pipelines haben kann.

Wie viele Marken Sie anlegen können, hängt von Ihrem Tarif ab: Starter 1, Business 3, Enterprise 10. Die Zeile über den Karten zeigt, wie viele Sie nutzen. Das Unternehmen selbst zählt nie, und Pipelines sind unbegrenzt. Eine Marke lässt sich nur löschen (Bearbeiten → Marke löschen), solange sie keine Daten hat: keine Deals (auch archivierte, gewonnene und verlorene), Leads, Angebote, Verträge, Rechnungen, Meetings, Buchungslinks oder Automatisierungsläufe in einer ihrer Pipelines. Dann werden die Marke und ihre Pipelines zusammen gelöscht, mit Phasen, Regeln, Nachrichten und Verlustgründen; die Bestätigung nennt diese Pipelines. Ihr Team-Posteingang wird getrennt, bleibt aber verbunden, und Lead-Formulare, die dort Deals angelegt haben, senden neue Leads an die Lead-Liste. Hat eine Marke Daten, ist Marke löschen nicht verfügbar und nennt, was vorhanden ist (zum Beispiel "12 Deals, 3 Angebote"); entfernen Sie diese Daten zuerst. Es wird nichts mehr an das Unternehmen übertragen.

Marken brauchen noch keinen Posteingang. Team-Posteingänge werden in Schritt 6 verknüpft, Posteingänge & Kanäle: Ein verbundener Posteingang empfängt sofort E-Mails, deshalb werden zuerst die Pipelines vorbereitet.

Der Schritt ist erledigt, wenn Sie Weiter wählen; es ist in Ordnung, nur unter dem Unternehmensnamen zu verkaufen. Ohne das Modul Vertriebs-CRM ist der Schritt ausgeblendet.

#4. Pipelines

Eine Pipeline ist der Weg, den ein Deal vom ersten Kontakt bis gewonnen oder verloren nimmt. Der Schritt zeigt Ihre Pipelines als Karten, nach Eigentümer gruppiert: zuerst Unternehmen (Hauptmarke), dann eine Gruppe je Marke. Jede Karte zeigt Phasen, Phasen-E-Mails, Automatisierungen und Deals sowie, ob die Pipeline im Testmodus oder Live ist.

Wählen Sie Neue Pipeline (oder Pipeline für … hinzufügen unter einer Gruppe) und beantworten Sie drei Fragen:

1. Für wen ist sie? Das Unternehmen oder eine Ihrer Marken. Diese Frage erscheint nur, wenn Sie Marken haben.
2. Wie möchten Sie beginnen? Eine Dromix-Vorlage (Bildung, Immobilien, Agentur oder Allgemein), Leer (nur Neu, Gewonnen und Verloren) oder Eine Pipeline kopieren. Eine Vorlage bringt Phasennamen, fertige Phasen-E-Mails in der Unternehmenssprache und grundlegende Automatisierungen mit; das Fenster zeigt ihre Phasen, bevor Sie sie anlegen. Rechnungen werden nie automatisch gesendet.
3. Name: zum Beispiel Kursverkauf.

Wählen Sie Pipeline anlegen. Jede Pipeline erhält eine eigene Kopie ihrer Phasen, Regeln, Nachrichten und Verlustgründe, eine Änderung an einer Pipeline ändert also nie eine andere.

Wählen Sie eine Karte, um die Pipeline zu öffnen. Ihre Tabs sind dieselben Editoren wie im Unternehmensadmin:

• Phasen: Phasen umbenennen, hinzufügen, entfernen und sortieren; wählen Sie Bearbeiten in einer Zeile, um Label, Schlüssel und Gewonnen oder Verloren zu ändern.
• Automatisierungen: die Regeln der Pipeline, zum Beispiel die E-Mail mit Buchungslink oder ein Angebotsentwurf, wenn ein Deal eine Phase erreicht.
• Nachrichten: wer die E-Mails dieser Pipeline sendet (der Posteingang der Marke oder des Unternehmens oder ein eigener Absender-Posteingang) und die E-Mails und Chat-Nachrichten, die ihre Regeln senden.
• Verlustgründe: die Gründe, die beim Verlust eines Deals in dieser Pipeline gewählt werden. Jede Pipeline hat eine eigene Liste.
• Lead-Quellen & Zuweisung: welche Webformulare in dieser Pipeline Deals anlegen, die Buchungsseite und die Regeln für die Lead-Zuweisung.

In diesem Schritt ist kein Posteingang nötig. Der Team-Posteingang jeder Marke wird in Schritt 6 verknüpft, Posteingänge & Kanäle, und ihre Pipelines nutzen ihn dann automatisch; bis dahin sagen die Karten, woher der Posteingang kommt, statt zu warnen.

Bis Ihr Team eingerichtet ist, gehen neue Leads an Sie als Kontoinhaber: Wenn Sie diesen Schritt abschließen, bekommt jede Lead-Quelle ohne Zuweisungsregel eine Regel, die neue Leads dem Inhaber zuweist. Nach dem Schritt Team können Sie sie an Ihre Leute übergeben.

Jede neue Pipeline startet im Testmodus, auch die erste Vertrieb-Pipeline einer neuen Installation. Regeln laufen, aber ihre E-Mails und Chatnachrichten an Kunden werden zurückgehalten, sodass Sie alles testen können, ohne echten Kunden zu schreiben. Leads aus E-Mails entstehen erst, wenn die Pipeline live ist: E-Mails, die vorher in ihrem Posteingang ankommen, werden in den Posteingang importiert und bestehenden Deals und Leads zugeordnet, legen aber keinen neuen Lead und keinen neuen Kontakt an. Die Pipeline-Seite zeigt dazu einen Hinweis. Live schalten Sie im letzten Schritt, Fertig, mit Live schalten. Zurück in den Testmodus ist nur möglich, solange die Pipeline keine Deals hat.

Der Schritt ist erledigt, wenn mindestens eine Pipeline existiert und Sie Weiter wählen; die Pipelines bleiben im Testmodus, bis Sie sie unter Fertig live schalten. Wenn das Unternehmen und jede Marke bereits eine Live-Pipeline haben, ist er bereits erledigt.

Ihr Unternehmen und jede Marke haben eine eigene Standard-Pipeline. Die erste Pipeline einer Marke wird ihr Standard; ändern können Sie das unter Verwaltung → Pipelines.

#5. Team

Laden Sie Personen mit Rolle, Abteilung und Stellenbezeichnung ein, wie unter Jemanden einladen beschrieben. Unter Zugriff ab dem ersten Tag können Sie außerdem wählen:

• CRM-Zugriff (alle Pipelines): die Zeile darunter nennt die Pipelines, die er umfasst,
• Marken: geben CRM-Zugriff und die Mitgliedschaft im Team-Posteingang jeder Marke,
• Team-Posteingänge, die die Person lesen und beantworten kann,
• die Kanäle, deren Chats sie beantwortet.

Dieser Zugriff wird angewendet, wenn die Person die Einladung annimmt. Ist die System-E-Mail eingerichtet, kreuzen Sie Einladung per E-Mail senden an; sonst kopieren Sie den Link und senden ihn selbst. Offene Einladungen haben Erinnerung senden, was auch den Link erneuert. Dieselben Optionen finden Sie unter Unternehmensadmin → Personen → Einladungen.

Wer neue Leads erhält: Seit dem Schritt Pipelines werden neue Leads Ihnen als Kontoinhaber zugewiesen. Sobald Ihre Leute beigetreten sind, wählen Sie Lead-Zuweisung ändern, um festzulegen, wer die Leads jeder Quelle erhält (Unternehmensadmin → Unternehmen → Einstellungen → Leads; auch der Tab Lead-Quellen & Zuweisung jeder Pipeline funktioniert).

Der Schritt ist erledigt, wenn Sie Weiter wählen; es ist in Ordnung, noch niemanden einzuladen. Wenn Sie schon Einladungen gesendet haben oder weitere Personen Dromix nutzen, ist er bereits erledigt.

#6. Posteingänge & Kanäle

Marken- und Team-Posteingänge. Es gibt eine Karte für Ihre Hauptmarke und eine für jede Marke. Jede Karte zeigt ihren Team-Posteingang mit Status (Verbunden, Verbindungsproblem) oder Noch kein Posteingang. Jede Marke, auch Ihre Hauptmarke, bekommt einen eigenen Team-Posteingang; ein Posteingang wird nie von mehreren Marken geteilt. Wählen Sie auf einer Karte Posteingang verknüpfen oder, wenn sie schon einen hat, Ändern. Das Fenster öffnet sich nur für diese Karte: Wählen Sie einen verbundenen Team-Posteingang oder Neuen Team-Posteingang verbinden (Gmail, Outlook oder ein anderer Mailserver). Angeboten werden nur Team-Posteingänge, nie persönliche Postfächer, und ein Posteingang, den eine andere Karte nutzt, ist nicht wählbar. Verknüpfung lösen im selben Fenster entfernt die Verknüpfung nach einer Rückfrage. Nach der Microsoft-Anmeldung kehren Sie zu diesem Schritt zurück und das Fenster öffnet sich wieder für dieselbe Karte. Ist die Adresse, die Sie verbinden, bereits ein Team-Posteingang einer anderen Karte, nennt Dromix diese und ändert nichts; ein ungenutzter wird so übernommen, wie er ist, mit unveränderter gespeicherter Anmeldung.

Wenn Sie hier einen neuen Team-Posteingang verbinden, wählen Sie unter Ältere E-Mails importieren, wie viel Verlauf importiert wird: keiner, die letzten 7, 30 (Standard), 90, 180 oder 365 Tage oder eine eigene Anzahl Tage. Siehe Festlegen, wie viele ältere E-Mails importiert werden.

Unter jeder Karte listet Pipelines mit diesem Posteingang ihre Pipelines auf. Eine Pipeline ohne eigenen Absender-Posteingang nutzt automatisch den Posteingang ihrer Marke (Unternehmens-Pipelines den der Hauptmarke), Sie müssen also nichts von Hand zuordnen: Wenn Sie den Posteingang einer Marke verknüpfen, bestätigt der Schritt, welche Pipelines ihn jetzt nutzen, und später angelegte Pipelines nutzen ihn ebenfalls. Eine Pipeline, die aus einem eigenen Posteingang sendet (an der Pipeline unter Nachrichten gewählt), behält ihn.

E-Mails an diese Posteingänge werden sofort in den Posteingang importiert. Leads aus E-Mails entstehen erst, wenn die Pipeline in Schritt 7 live ist.

Ab dann kommen Phasen-E-Mails, Angebote, Verträge, signierte Kopien, Erinnerungen, Termineinladungen und Rechnungen zu den Deals einer Marke aus dem Posteingang der Marke, mit ihrem Namen und Logo. Deals von Unternehmens-Pipelines nutzen den Posteingang der Hauptmarke mit dem Unternehmensnamen. Interne Benachrichtigungen kommen immer von der System-E-Mail.

Kanäle. Verbinden Sie WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger und Kalender und wählen Sie die Kanal-Agenten jedes Kanals, also die Personen, die seine Chats beantworten. Es sind dieselben Bildschirme wie unter Integrationen. Kanäle gelten unternehmensweit: Eine WhatsApp-Nummer und eine Facebook- oder Instagram-Seite bedienen alle Marken.

Der Schritt ist erledigt, wenn die Hauptmarke und jede Marke mit einer Pipeline einen Team-Posteingang haben und jeder in den Modulen gewählte Kanal verbunden ist. Eine Marke ohne Pipelines hält die Einrichtung nicht auf: Ihre Karte zeigt, dass der Posteingang vorerst optional ist, und Sie können ihn jederzeit später verknüpfen. Solange ein Posteingang fehlt, bleibt Weiter deaktiviert und nennt, wie viele noch fehlen. Um einige Kanäle später zu verbinden, setzen Sie das Häkchen bei Ich verbinde die Kanäle später und wählen Sie Weiter. Ohne das Modul Vertriebs-CRM ist nur der Posteingang der Hauptmarke nötig; ist E-Mail in den Modulen ausgeschaltet, ist kein Posteingang nötig.

#7. Fertig

Die Checkliste zeigt jeden Schritt und öffnet die noch offenen. Unter Pipelines sehen Sie jede Pipeline mit ihrem Status (Testmodus oder Live), dem Posteingang, den sie nutzt, und ob Leads aus E-Mails aktiv sind. Wählen Sie bei einer Pipeline Live schalten, wenn Phasen und Nachrichten stimmen; ab dann gehen ihre E-Mails und Chatnachrichten an Kunden.

Leads aus E-Mails entstehen, sobald eine Pipeline live ist. Bis dahin werden E-Mails an ihren Posteingang nur importiert. Dasselbe gilt für E-Mails, die kein Pipeline-Posteingang aufnimmt: Sie gehen an die Standard-Pipeline und erzeugen nichts, solange diese im Testmodus ist. E-Mails aus der Testmodus-Zeit legen auch später keine Leads an. Außerdem sehen Sie Personen, die ihre Einladung noch nicht angenommen haben, jeweils mit Erinnerung senden. Wählen Sie Einrichtung abschließen, wenn Sie fertig sind; eine Pipeline, die noch im Testmodus ist, können Sie später unter Unternehmensadmin → Vertrieb & Integrationen → Pipelines live schalten.

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