Das E-Mail-Protokoll prüfen
Sehen Sie jede E-Mail, die Dromix versendet hat, ob der Mailserver sie angenommen hat und warum ein Versand fehlgeschlagen oder unzustellbar war.
Wer das nutzen kann
InhaberUnternehmensadminVoraussetzungen
Keine über die Rolle hinaus
Das E-Mail-Protokoll listet jede E-Mail auf, die Dromix versendet: Nachrichten aus Team- und persönlichen Postfächern, Phasen-E-Mails Ihrer Pipelines, Rechnungen, Angebote und System-E-Mails wie Benachrichtigungen. Damit beantworten Sie Fragen wie „Ist diese E-Mail rausgegangen?“ und „Warum ist sie fehlgeschlagen?“. Nur Inhaber und Unternehmensadmin können es öffnen.
Das E-Mail-Protokoll öffnen
Öffnen Sie Unternehmensadmin → Sicherheit & Datenschutz → E-Mail-Protokoll. Die neuesten E-Mails stehen oben, 50 pro Seite. Über der Tabelle sehen Sie, wie viele E-Mails zu Ihren Filtern passen. Mit Zurück und Weiter wechseln Sie die Seite.
Das Protokoll enthält nur Metadaten: wer die E-Mail gesendet hat, von welcher Adresse, an wen, den Betreff, Namen und Größe der Anhänge und das Ergebnis. Nachrichteninhalte und Inhalte von Anhängen werden nicht gespeichert.
Was jede Zeile zeigt
| Spalte | Was sie zeigt |
|---|---|
| Gesendet | Wann die E-Mail rausging, oder wann der Versand begann, wenn sie nicht rausging |
| Absender | Die Person, die sie gesendet hat, oder System bei automatischen E-Mails, darunter die Art der E-Mail |
| Von | Die Absenderadresse, zum Beispiel ein Team-Posteingang oder die System-E-Mail-Adresse |
| Empfänger | Die Empfängeradressen, mit Cc und Bcc in eigenen Zeilen |
| Betreff | Der Betreff und, falls vorhanden, die Zahl der Anhänge |
| Bezug | Zu welcher Art von Datensatz die E-Mail gehört: E-Mail-Verlauf, Rechnung, Angebot / Vertrag, Lead, Deal oder Einkauf |
| Status | Das Ergebnis (siehe unten), der Fehler oder Grund der Unzustellbarkeit und bei getrackten E-Mails Öffnungen und Klicks |
Arten von E-Mails
Der Filter Art und die Zeile unter dem Absendernamen verwenden diese Arten:
| Art | Beispiele |
|---|---|
| Posteingang | E-Mails, die jemand im Posteingang aus einem Team- oder persönlichen Postfach geschrieben hat |
| Pipeline-Automatisierung | Phasen-E-Mails Ihrer Pipelines, gesendet aus dem Absender-Posteingang der Pipeline (ihr eigener Posteingang, sonst der Posteingang ihrer Marke, sonst der Hauptposteingang des Unternehmens) |
| Rechnung, Zahlungserinnerung | An Kunden gesendete Rechnungen und Zahlungserinnerungen |
| Angebot / Vertrag, Angebotserinnerung, Unterschriebene Kopie | Vertriebsdokumente, ihre Erinnerungen und die unterschriebene Kopie |
| Benachrichtigung, Aufgaben-E-Mail, Meine Arbeit, Zuweisung, Besprechungseinladung | Automatische E-Mails zu Benachrichtigungen, Aufgaben, Anträgen in Meine Arbeit, Zuweisungen und Besprechungen |
| Angebotsbestätigung, Vertriebsanfrage, Beschaffung | Angebotsbestätigungen, Vertriebsanfragen und E-Mails der Beschaffung |
| Postfach, System | Andere E-Mails aus einem verbundenen Postfach oder von der System-E-Mail-Adresse |
Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Wird gesendet | Dromix hat mit dem Versand begonnen und noch kein Ergebnis gespeichert |
| Angenommen | Der Mailserver (Gmail, Microsoft oder Ihr SMTP-Server) hat die E-Mail angenommen. Das beweist nicht, dass sie im Posteingang angekommen ist |
| Fehlgeschlagen | Der Mailserver hat die E-Mail abgelehnt oder war nicht erreichbar. Der Fehler steht unter dem Status |
| Unzustellbar | Die E-Mail wurde angenommen, aber später kam eine Unzustellbarkeitsnachricht zurück. Zeitpunkt und Grund stehen unter dem Status |
Der Filter Status bietet außerdem Geöffnet und Geklickt. Damit finden Sie getrackte E-Mails, die mindestens einmal geöffnet oder angeklickt wurden.
Filtern, suchen und exportieren
- Setzen Sie beliebige Felder aus Von, Bis, Postfach, Absender, Empfänger, Status und Art. Datumsangaben umfassen ganze Tage (in UTC). Wählen Sie unter Absender System, um nur automatische E-Mails zu sehen.
- Geben Sie unter Suche einen Teil des Betreffs, eine Absenderadresse, eine vollständige Empfängeradresse oder Text aus einer Fehlermeldung ein.
- Wählen Sie Anwenden. Filter zurücksetzen zeigt wieder alles.
CSV exportieren lädt die E-Mails herunter, die zu Ihren aktuellen Filtern passen, die neuesten zuerst, bis zu 20.000 Zeilen. Jeder Export wird im Audit-Log festgehalten.
Fehler und Unzustellbarkeit lesen
- Fehlgeschlagen mit einem Anmelde- oder Verbindungsfehler bedeutet meist, dass das sendende Postfach getrennt ist oder sein Passwort geändert wurde. Prüfen Sie das Postfach unter Unternehmensadmin → Vertrieb & Integrationen → Integrationen → E-Mail. Siehe E-Mails werden nicht synchronisiert und E-Mail einrichten.
- Fehlgeschlagen bei einer E-Mail der Pipeline-Automatisierung: Prüfen Sie den Absender-Posteingang der Pipeline, also ihren eigenen Posteingang, den Posteingang ihrer Marke oder den Hauptposteingang des Unternehmens. Übersprungene oder zurückgehaltene Phasen-E-Mails, zum Beispiel weil die Pipeline keinen Absender-Posteingang hat, noch im Testmodus ist oder E-Mail ausgeschaltet ist, werden nicht gesendet und erscheinen nicht im Protokoll. Am Deal oder Lead steht, warum die E-Mail nicht gesendet wurde.
- Unzustellbar bedeutet meist, dass die Adresse falsch ist oder das Postfach des Empfängers die E-Mail abgelehnt hat. Der Grund enthält oft einen Code wie 550 5.1.1. Korrigieren Sie die Adresse und senden Sie erneut.
Dromix kann eine E-Mail nur dann als Unzustellbar markieren, wenn die Unzustellbarkeitsnachricht in einem mit Dromix verbundenen Postfach ankommt. Manche Nachrichten lassen sich nicht zuordnen, sodass eine E-Mail Angenommen bleiben kann, obwohl sie unzustellbar war.
Das Protokoll hält nie eine E-Mail auf. Kann ein Eintrag nicht gespeichert werden, geht die E-Mail trotzdem raus. In seltenen Fällen fehlt eine E-Mail daher im Protokoll.
Öffnungen und Klicks
Öffnungen und Klicks erscheinen nur bei E-Mails, die im Posteingang geschrieben wurden, wenn für dieses Postfach unter Unternehmensadmin → Vertrieb & Integrationen → Integrationen → E-Mail das Öffnungs- und Klick-Tracking eingeschaltet ist und jeder Empfänger in das Tracking eingewilligt hat. Alle anderen E-Mails zeigen Nicht getrackt. System-E-Mails werden nie getrackt. Öffnungen sind unzuverlässig: Manche E-Mail-Programme laden Bilder automatisch, andere blockieren sie.
Wie lange Einträge aufbewahrt werden
Wählen Sie neben der Zahl der E-Mails bei Protokoll aufbewahren für 90, 180, 365 oder 730 Tage. Standard sind 365 Tage. Ältere Einträge werden mehrmals täglich automatisch gelöscht. Eine Änderung des Zeitraums wird im Audit-Log festgehalten.
Werden die Daten eines Kunden über eine DSGVO-Anfrage gelöscht, bleiben seine Einträge im Protokoll, aber Adresse und Betreff werden durch [gelöscht] ersetzt und Tracking-Daten entfernt.