Unterlagen von Kunden einsammeln

Statt Anhänge aus E-Mail-Antworten zusammenzusuchen, senden Sie dem Kunden einen persönlichen Upload-Link. Er sieht eine kurze Checkliste, lädt jedes Dokument vom Handy oder Computer hoch, und die Dateien landen nach Dokument sortiert am Deal.

#Unterlagen festlegen

Inhaber und Unternehmensadmin legen die Liste pro Pipeline fest.

1. Öffnen Sie Unternehmensadmin → Vertrieb & Integrationen → Pipelines, öffnen Sie die Pipeline und wählen Sie den Tab Unterlagen.
2. Wählen Sie für jedes Dokument + Dokument hinzufügen. Wählen Sie eines der häufigen Dokumente (zum Filtern tippen; bei einer Pipeline aus einer Vorlage stehen deren Dokumente zuerst) oder Eigenes Dokument hinzufügen für alles, was nicht aufgeführt ist. Ein häufiges Dokument wird in der Unternehmenssprache mit kurzer Beschreibung, Erforderlich aktiviert und passenden Dateitypen hinzugefügt; alle Felder bleiben bearbeitbar. Dokumente, die schon in der Liste sind, sind als Hinzugefügt markiert.
3. Wählen Sie unter Erlaubt die Dateitypen: PDF, JPG und PNG. Ein Foto kann zum Beispiel nur JPG und PNG annehmen.
4. Ziehen Sie die Zeilen oder nutzen Sie die Pfeile, um die Reihenfolge festzulegen, und wählen Sie Speichern.

Jede Zeile ist ein Upload-Bereich auf der Seite des Kunden, in derselben Reihenfolge. Die Vorlage Bildung startet mit vier erforderlichen Unterlagen: Personalausweis oder Reisepass, bisheriges Abschlusszeugnis, Notenübersicht und Passfoto. Andere Vorlagen starten mit einer leeren Liste.

#Upload-Link senden

Jeder Deal hat seinen eigenen Link. Verwenden Sie in einer Nachricht im Tab Nachrichten der Pipeline {{documentUploadLink}} für den Link und {{documentList}} für die Liste der Unterlagen. In der Vorlage Bildung nutzen die E-Mail der Phase Bewerbung und ihre Chat-Version bereits beides und zeigen eine Schaltfläche Unterlagen hochladen. Kunden können weiterhin auf die E-Mail antworten und die Unterlagen anhängen.

{{documentList}} listet immer alle Unterlagen auf. Was dieser Kunde schon geschickt hat, ist abgehakt, zum Beispiel ✓ Notenübersicht — erhalten, mit einer kurzen Zeile, dass die abgehakten angekommen sind und der Rest noch fehlt. Chatnachrichten bekommen dieselbe Liste als reinen Text.

Um die Unterlagen in einem Satz zu nennen, verwenden Sie {{documentNames}}. Es schreibt die noch fehlenden Unterlagen so verbunden, wie Ihre Sprache eine Aufzählung verbindet, zum Beispiel bitte senden Sie uns: Ausweisdokument und Notenübersicht. Beide Platzhalter folgen dem Tab Unterlagen, sodass die Nachricht immer zur Upload-Seite passt. Enthält eine Nachricht den Link, zählt die Unterlagen aber selbst auf, zeigen die Tabs Unterlagen und Nachrichten einen Hinweis. Dromix ändert nie eine Nachricht, die Sie geschrieben haben.

Die Upload-Seite sagt Kunden, wie sie die Unterlagen sonst noch senden können, je nachdem, wie der Link sie erreicht hat: auf unsere E-Mail antworten bei einer E-Mail, in unserem WhatsApp-Chat senden (oder Instagram, Messenger) bei einer Chatnachricht. Bei einem von Hand kopierten Link fehlt diese Zeile.

Um den Link selbst zu senden, öffnen Sie den Deal, wählen Sie den Tab Dokumente und unter Unterlagen des Kunden Link kopieren.

#Was der Kunde sieht

Die Seite zeigt Ihr Logo oder Ihren Firmennamen, den Vornamen des Kunden und die Checkliste. Jedes Dokument zeigt seinen Status: Ausstehend, Hochgeladen, Bestätigt oder Bitte erneut hochladen mit Ihrem Hinweis. Der Kunde kann einem Dokument mehrere Dateien hinzufügen, zum Beispiel Vorder- und Rückseite des Ausweises. Die Seite funktioniert auf dem Handy und gibt es auf Englisch, Türkisch, Deutsch, Russisch und Polnisch.

Die Seite zeigt nur die Checkliste dieses Deals und die eigenen Dateinamen des Kunden. Die Dateien werden über eine sichere Verbindung übertragen und privat am Deal gespeichert.

#Unterlagen prüfen

Öffnen Sie den Deal und wählen Sie den Tab Dokumente. Unter Unterlagen des Kunden sind die Dateien nach den Dokumentnamen gruppiert, mit der Zahl der erhaltenen erforderlichen Unterlagen.

• Wählen Sie Bestätigen, wenn ein Dokument in Ordnung ist. Der Kunde kann es dann nicht mehr ersetzen.
• Wählen Sie Erneut anfordern, schreiben Sie einen kurzen Hinweis (zum Beispiel Der Scan ist unscharf) und wählen Sie Senden. Der Kunde bekommt eine E-Mail mit Ihrem Hinweis und dem Upload-Link, und das Dokument zeigt auf seiner Seite Bitte erneut hochladen. Frühere Dateien bleiben unter frühere Dateien am Deal.

Jeder Upload fügt dem Verlauf des Deals einen Eintrag hinzu, etwa Sophie Evans hat Notenübersicht hochgeladen, und der Verantwortliche des Deals bekommt eine Benachrichtigung.

#Automatisierungen

• Regeln, die {{documentList}} oder {{documentUploadLink}} senden (Erinnerungen an Unterlagen), laufen weiter, bis alle Pflichtunterlagen da sind oder der Deal die Phase verlässt. Eine Antwort oder ein Upload nur eines Teils beendet sie nicht, und jede Erinnerung zeigt, was noch fehlt. Sind schon alle Pflichtunterlagen da, wird keine Anfrage mehr gesendet.
• Andere Regeln mit Stoppen, wenn der Kunde antwortet enden bei einem Upload, weil er als Antwort zählt.
• Sobald alle erforderlichen Unterlagen hochgeladen sind, startet der Auslöser Alle erforderlichen Unterlagen erhalten. Optionale Unterlagen zählen nicht. Nach einer erneuten Anforderung kann er wieder starten.
• Die Vorlage Bildung hat zwei Regeln mit diesem Auslöser: eine Aufgabe Hochgeladene Unterlagen prüfen für den Verantwortlichen (an) und das Verschieben des Deals nach Anmeldevertrag gesendet (aus; schalten Sie sie bei Bedarf im Tab Automatisierungen ein).

Siehe Pipeline-Regeln.

#Link, Grenzen und Sicherheit

• Ein Link ist 30 Tage gültig. Wählen Sie Neuer Link, um einen neuen zu erstellen; der alte funktioniert dann nicht mehr. Wählen Sie Widerrufen, um den Link ohne Ersatz zu stoppen. Regeln, die {{documentUploadLink}} senden, erneuern einen abgelaufenen Link, aber nie einen widerrufenen.
• Dateien dürfen je bis zu 10 MB groß sein. Dromix prüft den echten Dateityp anhand des Inhalts, nicht des Dateinamens.
• Zu viele Uploads in kurzer Zeit über einen Link oder aus einem Netzwerk werden für einige Minuten pausiert.