E-Mail einrichten: Gmail, Outlook, andere Server und Team-Posteingänge

Ist E-Mail eingeschaltet, kann jede Person ihr eigenes Firmenpostfach verbinden, und Sie können gemeinsame Team-Posteingänge wie info@ oder support@ hinzufügen. Nur Inhaber und Unternehmensadmin können diese Einstellungen ändern.

Öffnen Sie Unternehmensadmin → Vertrieb & Integrationen → Integrationen → E-Mail. Der Leitfaden rechts hat für Gmail, Hotmail und Sonstige je einen Tab mit allen Schritten.

#E-Mail einschalten

1. Haken Sie Aktiv an.
2. Nur für Hotmail und Outlook.com: Füllen Sie Microsoft-Client-ID und Microsoft-Client-Secret aus (siehe unten). Gmail und andere Server nutzen diese Felder nicht.
3. Wählen Sie Speichern.

Sie müssen E-Mail einschalten und speichern, bevor Sie einen Team-Posteingang verbinden können.

#Verbindungsart wählen

Das normale Google- oder Microsoft-Passwort funktioniert nicht. Nutzen Sie für Gmail ein App-Passwort und für Hotmail die Microsoft-App.

#Einen Team-Posteingang hinzufügen

1. Geben Sie unter Team-Posteingänge den Im Posteingang angezeigten Namen ein, zum Beispiel Support.
2. Wählen Sie Team-Gmail verbinden, Team-Outlook verbinden oder Sonstige und schließen Sie die Anmeldung oder das Serverformular ab. Dromix prüft die Anmeldung vor dem Speichern.
3. Wählen Sie unter Zugriff, wer den Posteingang öffnen darf, und dann Zugriff speichern. Wer ihn verbunden hat, erhält automatisch Zugriff.

Nur Personen mit Zugriff sehen den Posteingang, und das Symbol Posteingang erscheint nur bei Personen, die mindestens ein Postfach öffnen können. Unterhaltungen im Team-Posteingang lassen sich zuweisen: siehe E-Mail-Unterhaltungen zuweisen.

#Festlegen, wie viele ältere E-Mails importiert werden

Jedes Verbindungsformular (Gmail, Outlook und andere Server, hier und unter Posteingänge & Kanäle) fragt Ältere E-Mails importieren:

• Keine alten E-Mails importieren: nur E-Mails, die ab jetzt eingehen.
• Letzte 7 Tage, 30 Tage (Standard), 90 Tage, 180 Tage oder 365 Tage.
• Benutzerdefiniert: eine beliebige Anzahl Tage von 1 bis 365.

Dromix importiert diesen Zeitraum im Hintergrund in Teilen, Sie können also weiterarbeiten; die Posteingangseinstellungen zeigen den Fortschritt. Neue E-Mails kommen wie gewohnt an, der übrige Verlauf des Postfachs bleibt bei Ihrem E-Mail-Anbieter. Importierte E-Mails durchlaufen dieselben CRM-Regeln wie neue E-Mails, daraus entstandene Leads werden aber nicht automatisch zugewiesen.

Um es später zu ändern, wählen Sie den Team-Posteingang in der Liste und nutzen E-Mail-Verlauf. Ein längerer Zeitraum importiert die zusätzlichen Tage einmalig (bereits importierte E-Mails werden übersprungen). Ein kürzerer Zeitraum löscht nie bereits importierte E-Mails; er gilt nur für künftige Importe. Posteingänge, die vor dieser Einstellung verbunden wurden, zeigen Nur neue E-Mails, bis Sie einen Zeitraum wählen.

#Einen Team-Posteingang für eine Marke oder Pipeline nutzen

Ein Team-Posteingang kann die Kunden-E-Mails des Unternehmens, einer Marke oder einer Pipeline senden. Verknüpfen Sie im Einrichtungsassistenten den Hauptposteingang des Unternehmens sowie die Marken- und Team-Posteingänge unter Posteingänge & Kanäle (Schritt 6); einer einzelnen Pipeline geben Sie einen eigenen Posteingang unter Unternehmensadmin → Vertrieb & Integrationen → Pipelines bei Absender-Posteingang. Siehe Absender-Posteingang. Jeder Team-Posteingang gehört einem Eigentümer. Kunden sehen den Namen der Marke (oder Ihren Unternehmensnamen) als Absender, zum Beispiel Elite <hello@elite.com>.

Ein verknüpfter Posteingang zeigt in der Liste der Team-Posteingänge, wer daraus sendet, zum Beispiel Team-Posteingang der Marke Elite. Wenn Sie ihn entfernen, fragt Dromix zuerst. Danach ist die Verknüpfung gelöscht, und die Kunden-E-Mails dieser Marke oder Pipeline werden erst wieder gesendet, wenn Sie einen anderen Posteingang verknüpfen.

Angebote, Verträge, signierte Kopien, Erinnerungen, Termineinladungen und Rechnungen zu den Deals einer Marke gehen ebenfalls aus dem Posteingang der Marke, mit ihrem Namen und Logo. Siehe Marken.

#System-E-Mail

Die System-E-Mail versendet Einladungen, Benachrichtigungen, Freigaben, Termineinladungen und Einkaufs-E-Mails sowie Angebote und Verträge von Pipelines ohne Marke. Auch Rechnungen dieser Pipelines können darüber gesendet werden: Wählen Sie sie unter Von.

• Sie wird bei der Installation von Dromix auf Ihrem Server eingerichtet (SMTP-Einstellungen in der .env-Datei des Servers). Dromix zeigt sie schreibgeschützt unter Unternehmensadmin → Einstellungen, zum Beispiel System-E-Mail: noreply@acme-academy.com · von Ihrer Serveradministration eingerichtet. Mit Test senden erhalten Sie eine Test-E-Mail an Ihre eigene Adresse.
• Zum Ändern wenden Sie sich an Ihre Serveradministration: Sie ändert die SMTP-Einstellungen auf dem Server und startet Dromix neu. Siehe die Server-Hinweise in /opt/dromix/README.md.
• Dieselbe Adresse kann zusätzlich als Team-Posteingang oder als persönliches Postfach verbunden werden. Es gibt keine Einschränkung. System-E-Mails sind als automatisch gekennzeichnet, daher kommen Abwesenheitsnotizen nicht zurück. Ist die Adresse auch ein gemeinsamer Team-Posteingang, kann dessen Ordner Gesendet je nach Mailanbieter Kopien der System-E-Mails zeigen; eine eigene Adresse wie noreply@ vermeidet das.
• Microsoft 365: Für das sendende Postfach muss SMTP AUTH aktiviert sein (die Sicherheitsstandards schalten es aus). Gmail und Google Workspace: Verwenden Sie ein App-Passwort, nicht das normale Passwort.
• Ohne System-E-Mail werden Einladungen nicht per E-Mail gesendet: Kopieren Sie stattdessen den Einladungslink.

Interne Benachrichtigungen kommen immer von der System-E-Mail, auch bei Marken-Pipelines.

#Persönliche Postfächer

Jede Person verbindet ihre eigene Adresse über Integrationen im eigenen Menü. Siehe Kalender und E-Mail verbinden. Unter Persönliche Postfächer sehen Sie, wer eines verbunden hat. Persönliche Postfächer werden nicht geteilt.

Wenn keine E-Mails mehr ankommen, siehe E-Mails werden nicht synchronisiert.

Ob eine E-Mail rausgegangen, fehlgeschlagen oder unzustellbar ist, sehen Sie im E-Mail-Protokoll.