Pipeline-Regeln: automatisieren, was mit Deals passiert
Regeln erledigen die Routine einer Pipeline: Sie prüfen Bedingungen und senden Nachrichten, erstellen Aufgaben, verschieben Deals und mehr.
Wer das nutzen kann
InhaberUnternehmensadminVoraussetzungen
Keine über die Rolle hinaus
Eine Regel erledigt Routinearbeit in einer Pipeline für Sie. Sie liest sich wie ein Satz: wenn etwas passiert, falls der Deal passt, dann diese Schritte ausführen. Zum Beispiel: Wenn ein Deal die Phase Angebot gesendet erreicht und das Land eines von Deutschland, Österreich, Schweiz ist, dann 3 Tage warten und eine Nachfass-Aufgabe für den Verantwortlichen erstellen. Inhaber und Unternehmensadmin richten Regeln pro Pipeline ein.
Öffnen Sie Unternehmensadmin → Vertrieb & Integrationen → Pipelines, öffnen Sie die Karte der Pipeline und wählen Sie den Tab Automatisierungen. Regeln stehen unter Allgemein (die ganze Pipeline) und unter jeder Phase. Eine Phase mit Regeln zeigt im Tab Phasen ⚡ 2 Regeln; ein Klick darauf führt zu ihnen.
Eine Regel hinzufügen
- Wählen Sie + Neue Regel oder + Regel hinzufügen unter einer Phase.
- Regel für: Eine neue Regel ist auf den Tab festgelegt, in dem Sie begonnen haben: die geöffnete Phase oder Allgemein (ganze Pipeline) im Tab ★ Allgemein. Phasenregeln stoppen, wenn der Deal die Phase verlässt. Um eine bestehende Regel in eine andere Phase zu verschieben, öffnen Sie sie und wählen Sie Ändern neben Regel für.
- 1 · WENN: Wählen Sie, was die Regel startet (siehe Tabelle unten).
- 2 · FALLS (optional): Fügen Sie Bedingungen hinzu, zum Beispiel Land ist eines von Deutschland, Österreich. Wählen Sie Alle Bedingungen oder Eine der Bedingungen. Ohne Bedingungen läuft die Regel immer.
- 3 · DANN: Fügen Sie mit + Aktion hinzufügen bis zu 8 Schritte und mit + Warten bis zu 3 Pausen (1 bis 365 Tage) hinzu. Mit den Pfeilen ändern Sie die Reihenfolge.
- Haken Sie Nur einmal pro Deal an, wenn die Regel für denselben Deal nie zweimal laufen soll. Mit einer Wartezeit können Sie Stoppen, wenn der Kunde antwortet anhaken.
- Prüfen Sie die Zeile Kurz gesagt:, die die Regel in einem Satz wiederholt, und wählen Sie Regel speichern.
Mit dem Schalter an einer Regel schalten Sie sie ein oder aus. Ein Regelname ist optional; ohne Namen zeigt Dromix die Regel in Kurzform.
Was eine Regel starten kann
| WENN | Hinweise |
|---|---|
| Deal erreicht diese Phase | Egal wer den Deal verschiebt, auch auf dem Board. Deals, die schon in der Phase sind, sind nicht betroffen. |
| Deal bleibt in dieser Phase seit… | Nach der eingestellten Zahl von Tagen. Gezählt erst ab dem Einschalten der Regel. |
| Keine Antwort des Kunden seit… | Zählt nur den eigenen E-Mail-Verlauf oder Chat des Deals, nicht andere Unterhaltungen mit dem Kunden. |
| Kunde antwortet | Eine Antwort im E-Mail-Verlauf oder Chat des Deals. |
| Lead erstellt | Für neue Leads, bevor sie Deals werden. Leads ohne Pipeline nutzen die Regeln der Standard-Pipeline. Nur Lead-Aktionen sind verfügbar, und Marke kann als Bedingung dienen. |
| Deal-Feld ändert sich | Betrag, Verantwortlicher, Abschlussdatum oder ein eigenes Deal-Feld. |
| Alle erforderlichen Unterlagen erhalten | Alle erforderlichen Unterlagen aus dem Tab Unterlagen der Pipeline sind auf der Upload-Seite des Kunden hochgeladen. Kann nach einer erneuten Anforderung wieder starten. |
| Termin gebucht, Angebot angenommen, Kunde wünscht Änderungen, Vertrag unterschrieben, Deal gewonnen, Deal verloren | Allgemeine Regeln. |
Bedingungen können die Marke (nur bei Lead erstellt), Quelle, Land, Betrag, Verantwortlichen, Tags, Verlustgrund, gebuchten Termin, Angebots- und Vertragsstatus, gewünschten Rabatt und Ihre eigenen Deal-Felder nutzen. ist eines von und ist keines von nehmen mehrere Werte.
Aktionen sind gruppiert: Kunde (E-Mail senden, Chat-Nachricht senden), Team (Aufgabe erstellen, benachrichtigen, Verantwortlichen zuweisen; mehrere Personen teilen sich Deals reihum), Deal (in Phase verschieben, Feld ändern, Tag hinzufügen, als Kunde markieren, Rabattfreigabe oder Onboarding anfordern) und Dokumente (Angebot, Vertrag oder Rechnung vorbereiten, an die Unterschrift erinnern). Webhook aufrufen sendet den Deal an einen der Webhooks aus Admin → Webhooks.
Eine Regel startet nie eine andere Regel. Verschiebt eine Regel einen Deal, laufen die Regeln der neuen Phase trotzdem, wie wenn eine Person ihn verschiebt.
Regeln aus Vorlagen
Aus Vorlagen hinzufügen listet die fertigen Regeln von Dromix für den Vertriebsablauf mit 7 Schritten, zum Beispiel E-Mail mit Buchungslink, Nachfassen beim Angebot, Unterschriebener Vertrag → Gewonnen und Nach 6 Monaten erneut versuchen. Jede zeigt, ob sie schon hinzugefügt ist und welchen Vertriebsschritt sie braucht. Haken Sie die gewünschten an und wählen Sie Regeln hinzufügen. Sie können sie wie jede andere Regel ändern. Siehe Vertriebsablauf und Buchung. Die Liste zeigt die Regeln der Vorlage, mit der die Pipeline angelegt wurde. Die Vorlage Bildung hat eigene Regeln für die Bewerbungsunterlagen.
Nachrichten und welche Adresse sie sendet
Die E-Mails und Chat-Nachrichten, die Regeln senden, stehen im Tab Nachrichten der Pipeline. Wählen Sie + E-Mail oder + Chat-Nachricht, geben Sie einen Namen ein und schreiben Sie den Text. {name}, {company}, {owner}, {phone} und {email} werden aus dem Deal gefüllt. Eine Regel wählt eine Nachricht nach Namen, und die Liste zeigt, wie viele Regeln jede Nachricht nutzen. Eine Nachricht, die Regeln nutzen, kann nicht gelöscht werden.
| Kanal | Regel |
|---|---|
| Gesendet aus dem Absender-Posteingang der Pipeline und mit der E-Mail-Signatur des Deal-Verantwortlichen unterschrieben, lassen Sie also die Grußformel weg. Ein Deal ohne Verantwortlichen wird mit dem Namen der Marke unterschrieben, bei Unternehmens-Pipelines mit Ihrem Firmennamen. Hat die Pipeline keinen Absender-Posteingang, wird die E-Mail übersprungen. | |
| Als Text gesendet innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden. Danach sendet Dromix die freigegebene Vorlage, die Sie für die Nachricht gewählt haben, oder überspringt sie. | |
| Instagram, Facebook | Nur gesendet, solange das Antwortfenster offen ist. |
E-Mails gehen aus dem Absender-Posteingang der Pipeline des Deals: dem eigenen Posteingang der Pipeline, falls festgelegt, sonst dem Posteingang ihrer Marke, sonst (bei Unternehmens-Pipelines) dem Hauptposteingang des Unternehmens. Siehe Absender-Posteingang. Oben im Tab Nachrichten steht die Adresse, zum Beispiel Elite <hello@elite.com>.
- Kein Posteingang verknüpft: Die E-Mail wird übersprungen, und die Zeitleiste des Deals nennt den Grund. Dromix sendet sie nicht stattdessen von einer Systemadresse.
- Testmodus: Regeln laufen, aber E-Mails und Chat-Nachrichten an Kunden werden zurückgehalten, bis die Pipeline live geht.
Antworten von Kunden landen im selben Team-Posteingang. Dromix legt die Antwort auch in der Zeitleiste des Deals ab, auch wenn der Deal gewonnen ist oder der Kunde weitere offene Deals hat, sofern sie von der Adresse kommt, an die die E-Mail ging, den Betreff behält und innerhalb von 90 Tagen eintrifft.
Sehen, was Regeln getan haben
Wählen Sie an einer Regel ⋯ → Aktivität (oder die Zahl der Abläufe), um Regelaktivität zu öffnen. Jeder Ablauf zeigt den Deal, die erledigten Schritte und den Status: Erledigt, Wartet, Gestoppt, Fehlgeschlagen oder Übersprungen, mit dem Grund, zum Beispiel der Deal hat die Phase verlassen oder der Kontakt hat keine E-Mail-Adresse. Der Verlauf wird 90 Tage aufbewahrt. E-Mails und Nachrichten, die Regeln senden, stehen auch in der Zeitleiste des Deals.