Archivieren oder endgültig löschen

Dromix bietet zwei Wege, das CRM aufzuräumen. Archivieren blendet einen Datensatz aus und behält alles. Endgültig löschen entfernt ihn für immer.

#Archivieren und wiederherstellen

1. Öffnen Sie den Kontakt, das Unternehmen oder den Deal und wählen Sie Archivieren.
2. Um ihn wiederzufinden, nutzen Sie in der Liste den Filter Archiviert (Deals: archivierte Deals in der Pipeline anzeigen).
3. Öffnen Sie den Datensatz und wählen Sie Wiederherstellen.

Ein archiviertes Unternehmen behält seine Personen, Deals und Leads. Ein archivierter Deal fehlt im Board, in den Berichten und im Dashboard, bis Sie ihn wiederherstellen.

#Endgültig löschen

Der Inhaber und Unternehmensadmins sehen Löschen (bei Kontakten und Unternehmen) bzw. Endgültig löschen (bei Deals, Leads und in Sammelaktionen). Dromix fragt vorher nach, zum Beispiel Kontakt endgültig löschen?

• Kontakt: Kontakt, Foto und Zeitachse werden entfernt. Verknüpfte Leads, Deals und Chats bleiben, verlieren aber die Verknüpfung.
• Unternehmen: Seine Personen, Deals und Leads bleiben, ohne das Unternehmen.
• Deal: Deal und Zeitachse werden entfernt und fallen aus den Berichten. Ein Deal mit verknüpften Einträgen wird zuerst archiviert; aus dem Archiv kann er zusammen mit ihnen gelöscht werden; siehe Deals mit verknüpften Einträgen.
• Lead: Lead und Zeitachse werden entfernt. Um den Verlauf zu behalten, nutzen Sie stattdessen Kein Lead; siehe Einen Lead verwerfen.

Andere, die es versuchen, erhalten Only workspace owners and admins can do this. Archive the record instead.

#Deals mit verknüpften Einträgen

Ein Deal mit Uploads des Kunden, Angeboten oder Verträgen, Rechnungen (Entwurf oder ausgestellt), Zahlungen oder einem anstehenden Meeting kann nicht gelöscht werden. Endgültig löschen zeigt dann mit Anzahl, was das verhindert, und bietet Stattdessen archivieren an.

• Archivieren nimmt die verknüpften Einträge mit: Sie bleiben im Archiv beim Deal, nichts bleibt zurück, und der Upload-Link des Kunden funktioniert nicht mehr.
• Solange ein Meeting noch ansteht, ist auch das Archivieren gesperrt. Der Dialog Deal archivieren? listet jedes solche Meeting und jede Kundenbuchung (Buchungsseite) mit Datum und Uhrzeit und einer Schaltfläche Meeting absagen / Buchung stornieren: Gastgeber oder Inhaber / Firmenadmins können direkt dort absagen. Vor dem Beginn erhalten eingeladene Teammitglieder und der Kunde eine Absage (per E-Mail, wenn der E-Mail-Versand eingerichtet ist); ein bereits laufendes Meeting wird nur beendet, ohne Benachrichtigung. Danach ist Archivieren aktiv. Das Archivieren selbst sagt nie ein Meeting ab und benachrichtigt niemanden.
• Der Tab Meeting des Deals zeigt dieselben Meetings, auch Termine über die Buchungsseite (markiert mit Buchungsseite, mit Buchung stornieren). Ein entferntes oder abgesagtes Meeting sperrt das Archivieren nie.
• Ein archivierter Deal kann zusammen mit seinen verknüpften Einträgen in einem Schritt endgültig gelöscht werden: Endgültig löschen zeigt, was mitgeht (Anzahl je Art), und eine Schaltfläche Deal und 5 Elemente löschen. Zur Bestätigung DELETE eingeben. Dateien und PDFs werden aus dem Speicher entfernt, alles geschieht auf einmal (ganz oder gar nicht), und ein Audit-Log-Eintrag listet, was entfernt wurde.
• Ist ein unterschriebener Vertrag dabei, kann das nur der Inhaber, mit aktiver Authenticator-App und deren Code.
• Einzeln löschen geht weiterhin (Elemente einzeln löschen), jeweils mit eigenem Löschen.
• Ausgestellte Rechnungen, Gutschriften und erfasste Zahlungen sind Rechtsdokumente und werden nie gelöscht, weder im Archiv noch mit dem Deal. Der Dialog listet sie unter Bleibt dauerhaft erhalten, und der Deal bleibt im Archiv. Stornieren Sie stattdessen die Rechnung.
• Einen unterschriebenen Vertrag kann nur der Inhaber im Archiv löschen, mit aktiver Authenticator-App: Vertragsnummer eingeben und Code eintragen.
• Rechnungsentwürfe, nicht unterschriebene Angebote und Verträge sowie hochgeladene Dateien können Inhaber und Firmenadmins im Archiv löschen.

Jedes Archivieren und Löschen wird im Audit-Log festgehalten.

#Mehrere auf einmal

Markieren Sie in der Liste der Kontakte, Leads, Deals oder Unternehmen die Datensätze und öffnen Sie Aktionen ▾. Archivieren und Wiederherstellen funktionieren für alle, die diese Datensätze ändern dürfen. Endgültig löschen verlangt zur Bestätigung die Eingabe von DELETE und wird im Audit-Log erfasst.