Dział zakupów i oferty dostawców

W sekcji Dział zakupów zatwierdzone wnioski zakupowe stają się zamówieniami. Kierownik działu Oprócz Właściciela i Administratorów firmy dostęp ma Kierownik Państwa działu zakupów (zob. niżej).

Proszę otworzyć Moja praca, wybrać Nowy, a potem Dział zakupów (Wnioski zakupowe, dostawcy i oferty). Są tu dwie karty: Wnioski i Dostawcy. Wróć do Moja praca zamyka widok.

#Katalog dostawców

1. Na karcie Dostawcy proszę wybrać Dodaj dostawcę.
2. Proszę podać Nazwa firmy i E-mail, a w razie potrzeby Osoba kontaktowa, Telefon, NIP, Witryna, Adres, Miasto, Kraj, Kategorie i Uwagi wewnętrzne.
3. Proszę zapisać. Ustawienie dostawcy jako Nieaktywny sprawia, że nie będzie proszony o oferty.

Aby dodać wielu naraz, proszę pobrać Przykładowy CSV, wypełnić go i użyć Importuj CSV. Eksportuj CSV pobiera katalog.

#Obsługa wniosku zakupowego

Karta Wnioski pokazuje wszystkie Wnioski zakupowe z ich statusem. Proszę wyszukać lub przefiltrować według statusu i wybrać wniosek.

• Oczekuje na zatwierdzenie przełożonego: o oferty można prosić, gdy osoba zatwierdzająca wnioskodawcy powie „tak”. Wniosek przejdzie dalej automatycznie.
• Po zatwierdzeniu proszę użyć Poproś dostawców o oferty: wyszukać aktywnych dostawców, zaznaczyć wybranych i wybrać Wyślij e-mail do wybranych dostawców.

Każdy dostawca otrzymuje e-mail z osobistym linkiem. Na tej stronie podaje cenę jednostkową, walutę, czas dostawy i uwagi, a następnie wysyła ofertę. Link jest ważny 14 dni. Bez serwera poczty (SMTP) e-maile czekają w kolejce do czasu jego konfiguracji.

#Wybór oferty

Napływające oferty pojawiają się we wniosku wraz z odpowiedzią każdego dostawcy.

1. Proszę wybrać najlepszą ofertę.
2. Proszę potwierdzić Wybrać tę ofertę? przyciskiem Wybierz i rozpocznij zakup.

Wybrany dostawca otrzymuje e-mail z akceptacją, pozostali, którzy złożyli oferty, uprzejmą odmowę. Wniosek przechodzi do statusu Zakup rozpoczęty, a wnioskodawca widzi to w Mojej pracy.

#Wybór działu zakupów

Właściciel lub Administrator firmy decyduje, kierownik którego działu prowadzi tę sekcję:

1. Proszę otworzyć Administrator firmy → Praca → Ustawienia pracy i wybrać Dział zakupów.
2. W polu Dział zakupów proszę wybrać dział, na przykład zespół zaopatrzenia. Zmiana zapisuje się od razu.

Kierownik tego działu zobaczy wtedy Dział zakupów w menu Nowy w Mojej pracy i otrzyma powiadomienie o każdym zatwierdzonym wniosku zakupowym. Właściciele i Administratorzy firmy mają dostęp zawsze.

Jeśli zostawią Państwo Nie wybrano (dział o nazwie „Procurement”), dostęp – jak we wcześniejszych wersjach – otrzymuje Kierownik działu o nazwie Procurement. Jeśli takiego działu nie ma, sekcję prowadzą tylko Właściciele i Administratorzy firmy.