Obsługa wniosków RODO
Proszę obsługiwać wnioski o ochronę danych od klientów i pracowników, znajdować wszystko, co zapisano o jednej osobie, eksportować to lub trwale usuwać.
Kto może z tego korzystać
WłaścicielAdministrator firmyWymagania
Wystarczy rola
Na mocy RODO osoby mogą zapytać, jakie dane o nich Państwo przechowują, poprosić o ich sprostowanie lub usunięcie. Dromix zbiera te wnioski w jednym miejscu i pomaga odpowiedzieć w ciągu 30 dni przewidzianych prawem.
Skąd pochodzą wnioski
Każdy, także klient, może wysłać wniosek przez publiczny formularz /privacy/request pod adresem Dromix firmy. Współpracownicy znajdą link do niego w menu konta w sekcji Konto i bezpieczeństwo (Formularz wniosku formalnego). Formularz pyta o Rodzaj wniosku, Adres e-mail, którego dotyczą dane i Szczegóły. Rodzaje odpowiadają art. 15–21 RODO: dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie i sprzeciw.
Obsługa wniosku
- Proszę otworzyć Administrator firmy → Bezpieczeństwo i prywatność → RODO.
- W sekcji Wnioski RODO każdy wniosek pokazuje rodzaj, adres e-mail i status.
- Na początku proszę wybrać W toku, aby inni administratorzy o tym wiedzieli.
- Proszę wykonać to, o co poproszono (zob. niżej), a następnie wybrać Oznacz jako zakończone. Jeśli wniosek jest bezzasadny, proszę wybrać Odrzuć.
Wyszukiwanie i eksport danych klienta
- Proszę wybrać Znajdź dane klienta przy wniosku lub wyszukać w sekcji Dane klientów po e-mailu, telefonie lub nazwisku.
- Proszę wybrać wynik. Dromix wyświetli wszystko, co jest powiązane: kontakty, leady, szanse, czaty WhatsApp, Instagram i Facebook, rozmowy e-mail i spotkania.
- W przypadku wniosku o dostęp lub przeniesienie danych proszę wybrać Eksportuj ZIP lub Eksportuj JSON i wysłać plik tej osobie.
Usuwanie danych klienta
- W wyniku proszę wybrać Usuń….
- Proszę przeczytać, co się stanie, i wpisać ERASE, aby potwierdzić.
- Proszę wybrać Usuń trwale.
Usunięcia nie można cofnąć. Jeśli osoba poprosiła także o kopię, proszę najpierw wykonać eksport.
Co robi usunięcie:
- Kontakty i leady nie zachowują imienia i nazwiska, e-maila, telefonu, notatek, zdjęcia ani osi czasu.
- Szanse pozostają bez tej osoby, dzięki czemu sumy i raporty są nadal poprawne.
- Rozmowy WhatsApp, Instagram i Facebook wraz z wiadomościami i multimediami są usuwane.
- Zapisy rozmów e-mail są usuwane z Dromix; same wiadomości pozostają u dostawcy poczty.
- Blokady nadawców i zapisy zgód pozostają bez nazwiska jako dowód.
Wnioski od współpracowników
Gdy wniosek pochodzi od osoby z kontem Dromix, przy wniosku widoczne jest Usuń dane osobowe konta. Zastępuje to pola w katalogu osób wartością Deleted user, wylogowuje osobę i niszczy jej klucze. Godziny rejestracji czasu pracy pozostają, ale bez GPS. Wiadomości wysłane przez nią w czatach innych osób nie są usuwane. Można to zrobić także w panelu osoby przyciskiem Usuń dane (RODO). Zob. Zawieszanie, odłączanie lub usuwanie osoby.
Każdy eksport i każde usunięcie są zapisywane w dzienniku audytu.