Sprawdzanie dziennika e-maili
Proszę sprawdzić, jakie e-maile wysłał Dromix, czy serwer pocztowy je przyjął i dlaczego wysyłka się nie powiodła lub wiadomość została odbita.
Kto może z tego korzystać
WłaścicielAdministrator firmyWymagania
Wystarczy rola
Dziennik e-maili pokazuje każdy e-mail wysłany przez Dromix: wiadomości napisane w skrzynkach zespołowych i osobistych, e-maile etapów lejków, faktury, oferty i e-maile systemowe, np. powiadomienia. Pozwala odpowiedzieć na pytania „czy ten e-mail wyszedł?” i „dlaczego się nie udało?”. Dziennik mogą otworzyć tylko Właściciel i Administrator firmy.
Otwieranie dziennika e-maili
Proszę otworzyć Administrator firmy → Bezpieczeństwo i prywatność → Dziennik e-maili. Najnowsze e-maile są na górze, po 50 na stronę. Nad tabelą widać, ile e-maili pasuje do filtrów. Między stronami można przechodzić przyciskami Poprzednia i Następna.
Dziennik zawiera tylko metadane: kto wysłał e-mail, z jakiego adresu, do kogo, temat, nazwy i rozmiary załączników oraz wynik. Treść wiadomości i zawartość załączników nie są przechowywane.
Co pokazuje każdy wiersz
| Kolumna | Co pokazuje |
|---|---|
| Wysłano | Kiedy e-mail wyszedł, a jeśli nie wyszedł — kiedy rozpoczęto wysyłkę |
| Nadawca | Osobę, która go wysłała, albo System w przypadku e-maili automatycznych; poniżej typ e-maila |
| Od | Adres nadawcy, np. skrzynkę zespołową lub systemowy adres e-mail |
| Odbiorcy | Adresy odbiorców; DW i UDW w osobnych wierszach |
| Temat | Temat i liczbę załączników, jeśli były |
| Powiązane | Rodzaj rekordu, do którego należy e-mail: Wątek e-mail, Faktura, Oferta / umowa, Lead, Szansa sprzedaży lub Zakup |
| Status | Wynik (zob. niżej), błąd lub powód odbicia, a przy śledzonych e-mailach otwarcia i kliknięcia |
Typy e-maili
Filtr Typ i wiersz pod nazwą nadawcy używają tych typów:
| Typ | Przykłady |
|---|---|
| Skrzynka odbiorcza | E-maile napisane w Skrzynka odbiorcza ze skrzynki zespołowej lub osobistej |
| Automatyzacja lejka | E-maile etapów lejków, wysyłane ze skrzynki do wysyłki danego lejka (jego własna skrzynka, w przeciwnym razie skrzynka jego marki, w przeciwnym razie skrzynka główna firmy) |
| Faktura, Przypomnienie o fakturze | Faktury wysłane klientom i przypomnienia o płatności |
| Oferta / umowa, Przypomnienie o ofercie, Podpisana kopia | Dokumenty sprzedażowe, przypomnienia o nich i podpisana kopia |
| Powiadomienie, E-mail o zadaniu, Moja praca, Przypisanie, Zaproszenie na spotkanie | Automatyczne e-maile o powiadomieniach, zadaniach, wnioskach w Moja praca, przypisaniach i spotkaniach |
| Potwierdzenie wyceny, Zapytanie sprzedażowe, Zakupy | Potwierdzenia wycen, zapytania sprzedażowe i e-maile dotyczące zakupów |
| Skrzynka, System | Inne e-maile wysłane z podłączonej skrzynki lub z systemowego adresu e-mail |
Statusy
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Wysyłanie | Dromix rozpoczął wysyłkę i nie zapisał jeszcze wyniku |
| Przyjęto | Serwer pocztowy (Gmail, Microsoft lub serwer SMTP) przyjął e-mail. Nie oznacza to, że dotarł on do skrzynki odbiorcy |
| Błąd | Serwer pocztowy odrzucił e-mail lub był nieosiągalny. Treść błędu widać pod statusem |
| Odbicie | E-mail został przyjęty, ale później wróciło powiadomienie o niedostarczeniu. Czas i powód widać pod statusem |
Filtr Status ma też opcje Otwarto i Kliknięto. Wyszukują one śledzone e-maile, które zostały otwarte lub kliknięte co najmniej raz.
Filtrowanie, wyszukiwanie i eksport
- Proszę ustawić dowolne z pól Od dnia, Do dnia, Skrzynka, Nadawca, Odbiorca, Status i Typ. Daty obejmują całe dni (według UTC). Aby zobaczyć tylko e-maile automatyczne, proszę wybrać System w polu Nadawca.
- W polu Szukaj można wpisać fragment tematu, adres nadawcy, pełny adres odbiorcy lub tekst z komunikatu o błędzie.
- Proszę wybrać Zastosuj. Wyczyść filtry ponownie pokazuje wszystko.
Eksport CSV pobiera e-maile pasujące do bieżących filtrów, od najnowszych, maksymalnie 20 000 wierszy. Każdy eksport jest zapisywany w dzienniku audytu.
Odczytywanie błędów i odbić
- Błąd z problemem logowania lub połączenia zwykle oznacza, że skrzynka nadawcza jest rozłączona lub zmieniono jej hasło. Proszę sprawdzić skrzynkę w Administrator firmy → Sprzedaż i integracje → Integracje → E-mail. Zob. Poczta się nie synchronizuje i Konfiguracja poczty.
- Błąd przy e-mailu typu Automatyzacja lejka: proszę sprawdzić skrzynkę do wysyłki lejka, czyli jego własną skrzynkę, skrzynkę jego marki lub skrzynkę główną firmy. Pominięte lub wstrzymane e-maile etapów, np. gdy lejek nie ma skrzynki do wysyłki, jest jeszcze w Trybie testowym lub poczta jest wyłączona, nie są wysyłane i nie pojawiają się w dzienniku. Powód niewysłania widać w szansie sprzedaży lub leadzie.
- Odbicie zwykle oznacza błędny adres lub odrzucenie e-maila przez skrzynkę odbiorcy. Powód często zawiera kod, np. 550 5.1.1. Proszę poprawić adres i wysłać ponownie.
Dromix może oznaczyć e-mail jako Odbicie tylko wtedy, gdy powiadomienie o niedostarczeniu trafi do skrzynki podłączonej do Dromix. Niektórych powiadomień nie da się dopasować, więc odbity e-mail może pozostać ze statusem Przyjęto.
Zapis w dzienniku nigdy nie wstrzymuje wysyłki. Jeśli wpisu nie da się zapisać, e-mail i tak wychodzi, dlatego w rzadkich przypadkach może go brakować w dzienniku.
Otwarcia i kliknięcia
Otwarcia i kliknięcia widać tylko przy e-mailach napisanych w Skrzynka odbiorcza, gdy dla tej skrzynki w Administrator firmy → Sprzedaż i integracje → Integracje → E-mail włączono śledzenie otwarć i kliknięć, a każdy odbiorca wyraził zgodę na śledzenie. Wszystkie pozostałe e-maile mają oznaczenie Nie śledzono. E-maile systemowe nigdy nie są śledzone. Otwarcia są niewiarygodne: niektóre programy pocztowe ładują obrazy automatycznie, a inne je blokują.
Jak długo przechowywane są wpisy
Obok liczby e-maili w polu Przechowuj dziennik przez można wybrać 90, 180, 365 lub 730 dni. Domyślnie jest to 365 dni. Starsze wpisy są usuwane automatycznie kilka razy dziennie. Zmiana okresu jest zapisywana w dzienniku audytu.
Gdy dane klienta zostaną usunięte w ramach wniosku RODO, jego wpisy pozostają w dzienniku, ale adres i temat są zastępowane przez [usunięto], a dane śledzenia są usuwane.