Konfiguracja poczty: Gmail, Outlook, inne serwery i skrzynki zespołowe

Gdy poczta jest włączona, każdy może podłączyć swoją firmową skrzynkę, a Państwo mogą dodać wspólne skrzynki zespołowe, takie jak info@ czy support@. Te ustawienia mogą zmieniać tylko Właściciel i Administrator firmy.

Proszę otworzyć Administrator firmy → Sprzedaż i integracje → Integracje → E-mail. Przewodnik po prawej ma karty Gmail, Hotmail i Inne ze wszystkimi krokami.

#Włączanie poczty

1. Proszę zaznaczyć Aktywny.
2. Tylko dla Hotmail i Outlook.com proszę wypełnić Identyfikator klienta Microsoft i Klucz tajny klienta Microsoft (zob. niżej). Gmail i inne serwery nie używają tych pól.
3. Proszę wybrać Zapisz.

Skrzynkę zespołową można podłączyć dopiero po włączeniu i zapisaniu poczty.

#Wybór rodzaju połączenia

Zwykłe hasło Google lub Microsoft nie zadziała. Dla Gmaila proszę użyć hasła aplikacji, a dla Hotmaila aplikacji Microsoft.

#Dodawanie skrzynki zespołowej

1. W sekcji Skrzynki zespołowe proszę wpisać Nazwa wyświetlana w Skrzynce odbiorczej, na przykład Wsparcie.
2. Proszę wybrać Połącz zespołowy Gmail, Połącz zespołowy Outlook lub Inne i dokończyć logowanie lub formularz serwera. Dromix sprawdza logowanie przed zapisaniem.
3. W sekcji Dostęp proszę wybrać, kto może otwierać skrzynkę, i kliknąć Zapisz dostęp. Osoba, która podłączyła skrzynkę, otrzymuje dostęp automatycznie.

Skrzynkę widzą tylko osoby z dostępem, a ikona Skrzynka odbiorcza pojawia się tylko u osób, które mogą otworzyć co najmniej jedną skrzynkę. Rozmowy w skrzynce zespołowej można przypisywać: zob. Przypisywanie rozmów e-mail.

#Ile starszych e-maili zaimportować

Każdy formularz połączenia (Gmail, Outlook i inne serwery, tutaj i w kroku Skrzynki i kanały) pyta Import starszych e-maili:

• Nie importuj starych e-maili: tylko wiadomości, które przyjdą od teraz.
• Ostatnie 7 dni, 30 dni (domyślnie), 90 dni, 180 dni lub 365 dni.
• Własna wartość: dowolna liczba dni od 1 do 365.

Dromix importuje ten okres w tle, partiami, więc można dalej pracować; postęp widać w ustawieniach skrzynki. Nowe wiadomości przychodzą jak zwykle, a reszta historii skrzynki zostaje u dostawcy poczty. Zaimportowane e-maile przechodzą przez te same reguły CRM co nowe, ale powstałe z nich leady nie są przypisywane automatycznie.

Aby zmienić to później, proszę wybrać skrzynkę zespołową na liście i użyć sekcji Historia e-maili. Dłuższy okres jednorazowo importuje dodatkowe dni (już zaimportowane e-maile są pomijane). Krótszy okres nigdy nie usuwa już zaimportowanych e-maili; dotyczy tylko przyszłych importów. Skrzynki połączone przed pojawieniem się tego ustawienia pokazują Tylko nowe e-maile, dopóki nie zostanie wybrany okres.

#Skrzynka zespołowa dla marki lub lejka

Skrzynka zespołowa może wysyłać e-maile do klientów firmy, jednej marki albo jednego lejka. W kreatorze konfiguracji skrzynkę główną firmy oraz skrzynki marek i zespołów łączy się w kroku Skrzynki i kanały (krok 6); pojedynczemu lejkowi własną skrzynkę nadaje się w Administrator firmy → Sprzedaż i integracje → Lejki sprzedaży w polu Skrzynka do wysyłki. Zob. Skrzynka do wysyłki. Każda skrzynka zespołowa ma jednego właściciela. Klienci widzą jako nadawcę nazwę marki (lub firmy), np. Elite <hello@elite.com>.

Połączona skrzynka pokazuje na liście skrzynek zespołowych, kto z niej wysyła, np. Skrzynka zespołowa marki Elite. Przy jej usuwaniu Dromix najpierw pyta. Potem powiązanie zostaje skasowane, a e-maile do klientów tej marki lub lejka nie są wysyłane, dopóki nie zostanie połączona inna skrzynka.

Oferty, umowy, podpisane kopie, przypomnienia, zaproszenia na spotkania i faktury dotyczące szans marki również wychodzą ze skrzynki marki, z jej nazwą i logo. Zob. Marki.

#E-mail systemowy

E-mail systemowy wysyła zaproszenia, powiadomienia, akceptacje, zaproszenia na spotkania i e-maile zakupowe, a także oferty i umowy lejków bez marki. Można z niego wysyłać także faktury tych lejków: proszę wybrać go w polu Od.

• Ustawia się go na serwerze podczas instalacji Dromix (ustawienia SMTP w pliku .env serwera). Dromix pokazuje go tylko do odczytu w Administrator firmy → Ustawienia, np. E-mail systemowy: noreply@acme-academy.com · ustawia administrator serwera. Przycisk Wyślij test wysyła testowy e-mail na własny adres.
• Aby go zmienić, proszę zwrócić się do administratora serwera: zmienia ustawienia SMTP na serwerze i uruchamia Dromix ponownie. Zob. uwagi dla serwera w /opt/dromix/README.md.
• Ten sam adres można dodatkowo połączyć jako skrzynkę zespołową lub osobistą skrzynkę pracownika. Nie ma żadnych ograniczeń. E-maile systemowe są oznaczone jako automatyczne, więc autoodpowiedzi o nieobecności nie wracają. Jeśli adres jest też wspólną skrzynką zespołową, jej folder Wysłane może, zależnie od dostawcy poczty, pokazywać kopie e-maili systemowych; osobny adres, np. noreply@, tego unika.
• Microsoft 365: dla skrzynki nadawczej musi być włączone SMTP AUTH (domyślne ustawienia zabezpieczeń je wyłączają). Gmail i Google Workspace: należy użyć hasła aplikacji, a nie zwykłego hasła.
• Bez e-maila systemowego zaproszenia nie są wysyłane e-mailem: proszę skopiować link z zaproszeniem.

Powiadomienia wewnętrzne zawsze wychodzą z e-maila systemowego, także dla lejków marek.

#Skrzynki osobiste

Każdy podłącza swój adres w sekcji Integracje we własnym menu. Zob. Podłączanie kalendarza i poczty. W sekcji Skrzynki osobiste widać, kto już podłączył skrzynkę. Skrzynki osobiste nie są udostępniane.

Jeśli poczta przestanie docierać, zob. Poczta się nie synchronizuje.

Aby sprawdzić, czy e-mail wyszedł, czy wystąpił błąd lub czy został odbity, zob. Sprawdzanie dziennika e-maili.