Umowy i podpisy elektroniczne
Proszę przygotować umowę z zaakceptowanej oferty, wysłać ją do podpisu online, przypomnieć klientowi, kontrasygnować i pobrać podpisany PDF.
Kto może z tego korzystać
WłaścicielAdministrator firmyKadryKierownik działuCzłonekWymagania
- Opiekun lub obserwator szansy sprzedaży
Gdy klient zaakceptuje ofertę, wysyłają mu Państwo umowę do podpisu online. Dromix rejestruje podpis i przekazuje obu stronom podpisany PDF.
Tworzenie umowy
- Proszę otworzyć szansę i wybrać kartę Oferty i umowy.
- W sekcji Oferty i umowy proszę wybrać Nowa umowa.
- Proszę wybrać Szablon i Utwórz wersję roboczą.
Ceny i pozycje pochodzą z zaakceptowanej oferty. Bez zaakceptowanej oferty pochodzą z ostatniej oferty lub z wartości szansy. Wersję roboczą edytuje się jak ofertę; na koniec proszę wybrać Zapisz wersję roboczą.
W procesie sprzedaży Dromix przygotowuje umowę automatycznie, gdy klient zaakceptuje ofertę.
Wysyłanie do podpisu
- Proszę wybrać Przejdź do wysyłki.
- Proszę sprawdzić Od, Do, Temat i Wiadomość.
- Proszę wybrać Wyślij umowę i potwierdzić.
Klient otrzymuje link do strony podpisu. Przy wysyłce ze skrzynki dołączany jest także PDF.
Jak klient podpisuje
Na stronie podpisu klient czyta umowę, wpisuje Imię i nazwisko oraz E-mail i podpisuje, wpisując swoje nazwisko (Wpisz) lub rysując podpis (Narysuj). Następnie wybiera Podpisz umowę.
Dromix zapisuje imię i nazwisko, e-mail, adres IP, przeglądarkę i godzinę wraz z odciskiem SHA-256 dokumentu. Klient otrzymuje e-mailem podpisany PDF z certyfikatem audytu.
Pieczęć cyfrowa na podpisanym PDF
Każdy podpisany PDF ma też pieczęć cyfrową (podpis PAdES) oraz, gdy usługa znacznika czasu odpowiada, zaufany znacznik czasu. Otwórz PDF w czytniku, np. Adobe Acrobat, i sprawdź panel podpisów: pokazuje, że dokument nie został zmieniony od opieczętowania. Certyfikat audytu podaje pieczęć i jej odcisk SHA-256.
Domyślnie Dromix pieczętuje własnym certyfikatem Twojej instalacji. Czytniki pokazują tożsamość jako niezweryfikowaną i jest to oczekiwane: pieczęć potwierdza, że plik się nie zmienił, a nie kim jesteś. Właściciel i Administrator firmy mogą przesłać własny certyfikat firmy (.p12 lub .pfx) w Administracja firmy → Sprzedaż i integracje → Pieczęć dokumentów; PDF-y są wtedy pieczętowane w imieniu firmy.
Pieczęć jest dowodem integralności. Nie jest kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, chyba że certyfikat pochodzi od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Jeśli usługa znacznika czasu jest niedostępna, PDF zostaje opieczętowany bez znacznika czasu, a podpisywanie trwa dalej.
Po podpisaniu
- Aktywność pokazuje Podpisano, a Podpisany PDF pobiera podpisaną kopię.
- Jeśli firma kontrasygnuje umowy, proszę wybrać Kontrasygnuj; podpis Państwa strony zostanie dodany do PDF.
- W procesie sprzedaży szansa przechodzi do Wygrana z załączonym podpisanym PDF.
Umowa nie jest jeszcze podpisana? Proszę wybrać Wyślij przypomnienie. W procesie sprzedaży Dromix dodatkowo przypomina klientowi po liczbie dni ustalonej przez firmę.
Unieważnij wycofuje umowę. Link klienta przestaje działać i nie można tego cofnąć.