Konfiguracja firmy za pomocą kreatora

Kreator konfiguracji prowadzi Właściciel i Administrator firmy krok po kroku przez wszystko, czego potrzebuje nowe Dromix. Nikt inny go nie widzi.

#Otwieranie kreatora

• W nowej instalacji kreator otwiera się sam przy pierwszym logowaniu Właściciela.
• Później karta Konfiguracja: X / 7 kroków na pulpicie pokazuje następny krok. Proszę wybrać Kontynuuj konfigurację.
• Kreator można zawsze otworzyć w Administrator firmy → Firma → Ustawienia przyciskiem Otwórz kreator konfiguracji.

Kreator otwiera się bezpośrednio w Administrator firmy → Ustawienia: menu aplikacji po lewej i menu administratora pozostają widoczne. Adres pokazuje bieżący krok, więc zakładka lub udostępniony link ponownie otwiera ten krok. Stare linki do /company-setup nadal działają i prowadzą w to samo miejsce.

Podczas konfiguracji z Dromix można korzystać bez ograniczeń. Przycisk Powrót do ustawień w każdej chwili prowadzi z powrotem do karty Ogólne ustawień: każdy krok jest zapisywany na serwerze, także niedokończone dane, więc można kontynuować w tym samym miejscu na dowolnym urządzeniu.

#Jak działa postęp

• Kroki otwierają się po kolei. Dalej przechodzi dalej tylko wtedy, gdy krok jest ukończony; do tego czasu przycisk jest nieaktywny, a obok widać powód.
• Kroki po pierwszym nieukończonym są zablokowane (ikona kłódki). Ukończone kroki pozostają dostępne: można je wybrać na liście, aby coś zmienić.
• Link do zablokowanego kroku otwiera zamiast niego pierwszy nieukończony krok.
• Kroków nie można pominąć; czego potrzebuje każdy krok, opisano poniżej. Kroki modułów, z których firma nie korzysta, są ukryte.
• Karta na pulpicie pokazuje następny krok i znika, gdy wszystkie kroki są ukończone.

#1. Dane firmy

Proszę wpisać nazwę firmy, przesłać logo oraz wybrać kolor marki, język firmy, strefę czasową i walutę. To te same ustawienia co w Firma → Ustawienia. Strona internetowa jest opcjonalna; pojawia się w podpisie e-maili. Nazwa, logo, kolor i strona tworzą też markę główną firmy (krok 3). Własny kolor wymaga planu Business lub Enterprise. Krok jest ukończony po zapisaniu nazwy firmy.

#2. Moduły

Proszę zaznaczyć, z czego korzysta firma: CRM sprzedażowy, E-mail, Kalendarz, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger oraz Rejestracja czasu pracy i lokalizacja. E-mail, Kalendarz i Rejestracja czasu pracy włączają się od razu. WhatsApp, Instagram i Facebook łączy się w kroku Skrzynki i kanały. Odznaczenie CRM sprzedażowego ukrywa kroki Marki i Lejki, a w kroku Skrzynki i kanały potrzebna jest wtedy tylko skrzynka marki głównej. Odznaczenie E-maila ukrywa krok Skrzynki i kanały, jeśli nie wybrano żadnego kanału ani kalendarza. Krok jest ukończony po zapisaniu wyboru.

#3. Marki

Firma jest Marką główną: pierwsza karta powstaje z kroku Dane firmy (nazwa, logo, kolor, strona). Nie jest osobną marką i nigdy nie można jej usunąć. Nazwę, logo, kolor i stronę ustawia się w kroku 1, Dane firmy; ta karta tylko je pokazuje. Poniżej każda marka, pod którą Państwo sprzedają, ma własną kartę. Sprzedaż tylko pod jedną nazwą? Wtedy wystarczy karta marki głównej.

Aby dodać markę, proszę wybrać Nowa marka i wpisać nazwę, logo, kolor i domenę strony. Przycisk Edytuj na karcie zmienia markę na miejscu (jedna karta naraz) albo ją usuwa. Każda karta pokazuje lejki marki; dodaje się je w następnym kroku, gdzie marka może mieć dowolnie wiele lejków.

Liczba marek zależy od planu: Starter 1, Business 3, Enterprise 10. Wiersz nad kartami pokazuje, ile jest w użyciu. Sama firma nigdy się nie liczy, a lejki są bez limitu. Markę można usunąć (Edytuj → Usuń markę) tylko wtedy, gdy nie ma danych: w żadnym z jej lejków nie ma szans sprzedaży (także zarchiwizowanych, wygranych i przegranych), leadów, ofert, umów, faktur, spotkań, linków do rezerwacji ani uruchomień automatyzacji. Wtedy marka i jej lejki zostaną usunięte razem z etapami, e-mailami etapów, automatyzacjami i powodami przegranej; potwierdzenie wymienia te lejki. Skrzynka zespołowa zostanie odłączona, ale pozostanie połączona, a formularze leadów, które otwierały tam szanse, będą wysyłać nowe leady na listę leadów. Gdy marka ma dane, Usuń markę jest niedostępne i pokazuje, co ma (na przykład „12 szans sprzedaży, 3 oferty”); najpierw należy usunąć te dane. Nic nie jest już przenoszone do firmy.

Marki nie potrzebują jeszcze skrzynki. Skrzynki zespołowe łączy się w kroku 6, Skrzynki i kanały: połączona skrzynka od razu zaczyna odbierać pocztę, dlatego najpierw przygotowuje się lejki.

Krok jest ukończony po wybraniu Dalej; sprzedaż tylko pod nazwą firmy jest w porządku. Bez modułu CRM sprzedażowego krok jest ukryty.

#4. Lejki

Lejek to droga szansy od pierwszego kontaktu do wygranej lub przegranej. Ten krok pokazuje lejki jako karty pogrupowane według właściciela: najpierw Firma (marka główna), potem grupa dla każdej marki. Każda karta pokazuje etapy, e-maile etapów, automatyzacje i szanse oraz to, czy lejek jest w stanie Tryb testowy czy Uruchomiony.

Proszę wybrać Nowy lejek (albo Dodaj lejek dla … pod grupą) i odpowiedzieć na trzy pytania:

1. Dla kogo? Firma albo jedna z marek. To pytanie pojawia się tylko wtedy, gdy są marki.
2. Jak zacząć? Szablon Dromix (Edukacja, Nieruchomości, Agencja lub Ogólny), Pusty (tylko Nowy, Wygrana i Przegrana) albo Skopiuj lejek. Szablon dodaje nazwy etapów, gotowe e-maile etapów w języku firmy i podstawowe automatyzacje; okno pokazuje jego etapy przed utworzeniem. Faktury nigdy nie są wysyłane automatycznie.
3. Nazwa: np. Sprzedaż kursów.

Proszę wybrać Utwórz lejek. Każdy lejek dostaje własną kopię etapów, reguł, wiadomości i powodów przegranej, więc zmiana jednego lejka nigdy nie zmienia innego.

Kliknięcie karty otwiera lejek. Jego karty to te same edytory co w administracji firmy:

• Etapy: zmiana nazw, dodawanie, usuwanie i kolejność etapów; Edytuj w wierszu zmienia etykietę, klucz oraz Wygraną lub Przegraną.
• Automatyzacje: reguły lejka, np. e-mail z linkiem do rezerwacji albo szkic oferty, gdy szansa wchodzi na etap.
• Wiadomości: kto wysyła e-maile tego lejka (skrzynka marki lub firmy albo własna skrzynka do wysyłki) oraz e-maile i wiadomości na czacie wysyłane przez jego reguły.
• Powody przegranej: powody wybierane przy przegranej szansie w tym lejku. Każdy lejek ma własną listę.
• Źródła leadów i przydzielanie: które formularze tworzą szanse w tym lejku, strona rezerwacji i reguły przydzielania leadów.

W tym kroku skrzynka nie jest potrzebna. Skrzynkę zespołową każdej marki łączy się w kroku 6, Skrzynki i kanały, a jej lejki używają jej wtedy automatycznie; do tego czasu karty zamiast ostrzeżenia mówią, skąd będzie skrzynka.

Do czasu skonfigurowania zespołu nowe leady trafiają do Państwa jako właściciela konta: po ukończeniu tego kroku każde źródło leadów bez reguły przydzielania dostaje regułę przydzielającą nowe leady Właścicielowi. Po kroku Zespół można je przekazać współpracownikom.

Każdy nowy lejek startuje w stanie Tryb testowy, także pierwszy lejek Sprzedaż nowej instalacji. Reguły działają, ale ich e-maile i wiadomości czatu do klientów są wstrzymane, więc wszystko można wypróbować bez pisania do prawdziwych klientów. Leady z e-maili powstają dopiero po uruchomieniu lejka: wiadomości, które wcześniej trafią do jego skrzynki, są importowane do Skrzynki odbiorczej i dołączane do istniejących szans i leadów, ale nie tworzą nowego leada ani kontaktu. Strona lejka pokazuje o tym notatkę. Uruchomienie następuje w ostatnim kroku, Gotowe, przyciskiem Uruchom. Przywróć tryb testowy jest dostępne tylko, dopóki lejek nie ma szans.

Krok jest ukończony, gdy istnieje co najmniej jeden lejek i wybrano Dalej; lejki pozostają w trybie testowym do uruchomienia w kroku Gotowe. Jeśli firma i każda marka mają już działający lejek, krok jest już ukończony.

Twoja firma i każda marka mają własny domyślny lejek. Pierwszy lejek marki staje się jej domyślnym; zmienisz to w Administracja → Lejki.

#5. Zespół

Osoby zaprasza się z rolą, działem i stanowiskiem, jak w Zaproszenie osoby. W sekcji Dostęp od pierwszego dnia można też wybrać:

• Dostęp do CRM (wszystkie lejki): wiersz pod nim wymienia lejki, które obejmuje,
• Marki: dają dostęp do CRM i członkostwo w skrzynce zespołowej każdej marki,
• skrzynki zespołowe, które osoba może czytać i z których może odpowiadać,
• kanały, na których czaty odpowiada.

Ten dostęp jest stosowany po przyjęciu zaproszenia. Gdy e-mail systemowy jest skonfigurowany, proszę zaznaczyć Wyślij zaproszenie e-mailem; w przeciwnym razie należy skopiować link i wysłać go samodzielnie. Oczekujące zaproszenia mają przycisk Wyślij przypomnienie, który również odnawia link. Te same opcje są dostępne w Administrator firmy → Ludzie → Zaproszenia.

Kto otrzymuje nowe leady: od kroku Lejki nowe leady są przydzielane Państwu jako właścicielowi konta. Gdy współpracownicy dołączą, proszę wybrać Zmień przydzielanie leadów, aby ustalić, kto otrzymuje leady z każdego źródła (Administrator firmy → Firma → Ustawienia → Leady; działa też karta Źródła leadów i przydzielanie każdego lejka).

Krok jest ukończony po wybraniu Dalej; nie trzeba jeszcze nikogo zapraszać. Jeśli zaproszenia już wysłano lub z Dromix korzystają inne osoby, krok jest już ukończony.

#6. Skrzynki i kanały

Skrzynki marek i zespołowe. Jest tu karta marki głównej i po jednej karcie dla każdej marki. Każda karta pokazuje swoją skrzynkę zespołową ze statusem (Połączona, Problem z połączeniem) albo Brak skrzynki. Każda marka, także marka główna, dostaje własną skrzynkę zespołową; jedna skrzynka nigdy nie jest współdzielona przez marki. Proszę wybrać Połącz skrzynkę na karcie albo Zmień, jeśli skrzynka już jest. Okno otwiera się tylko dla tej karty: można wybrać połączoną skrzynkę zespołową albo Podłącz nową skrzynkę zespołową (Gmail, Outlook lub inny serwer poczty). Dostępne są tylko skrzynki zespołowe, nigdy prywatne, a skrzynki używanej przez inną kartę nie można wybrać. Odłącz w tym samym oknie usuwa powiązanie po potwierdzeniu. Po zalogowaniu w Microsoft wraca się do tego kroku, a okno otwiera się ponownie dla tej samej karty. Jeśli podłączany adres jest już skrzynką zespołową innej karty, Dromix informuje której i niczego nie zmienia; nieużywana skrzynka zostaje wybrana bez zmian, z zapisanym logowaniem.

Łącząc tutaj nową skrzynkę zespołową, proszę wybrać w sekcji Import starszych e-maili, ile historii zaimportować: nic, ostatnie 7, 30 (domyślnie), 90, 180 lub 365 dni albo własną liczbę dni. Zob. Ile starszych e-maili zaimportować.

Pod każdą kartą sekcja Lejki korzystające z tej skrzynki wymienia jej lejki. Lejek bez własnej skrzynki do wysyłki automatycznie używa skrzynki swojej marki (lejki firmy — skrzynki marki głównej), więc niczego nie trzeba przypisywać ręcznie: po połączeniu skrzynki marki krok potwierdza, które lejki z niej teraz korzystają, a lejki dodane później też będą z niej korzystać. Lejek wysyłający z własnej skrzynki (wybranej w lejku w karcie Wiadomości) ją zachowuje.

Wiadomości przychodzące do tych skrzynek od razu trafiają do Skrzynki odbiorczej. Leady z e-maili powstają dopiero po uruchomieniu lejka w kroku 7.

Od tej chwili e-maile etapów, oferty, umowy, podpisane kopie, przypomnienia, zaproszenia na spotkania i faktury dotyczące szans marki wychodzą ze skrzynki marki, z jej nazwą i logo. Szanse z lejków firmy używają skrzynki marki głównej z nazwą firmy. Powiadomienia wewnętrzne zawsze wychodzą z e-maila systemowego.

Kanały. Proszę połączyć WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger i kalendarze oraz wybrać agentów każdego kanału, czyli osoby odpowiadające na jego czaty. To te same ekrany co w Integracje. Kanały są wspólne dla całej firmy: jeden numer WhatsApp i jedna strona Facebook lub Instagram obsługują wszystkie marki.

Krok jest ukończony, gdy marka główna i każda marka z lejkiem mają skrzynkę zespołową, a każdy kanał wybrany w Modułach jest połączony. Marka bez lejków nie wstrzymuje konfiguracji: jej karta informuje, że skrzynka jest na razie opcjonalna, i można ją połączyć w dowolnym momencie później. Dopóki brakuje skrzynki, Dalej jest nieaktywne i pokazuje, ilu brakuje. Aby połączyć niektóre kanały później, proszę zaznaczyć Połączę kanały później i wybrać Dalej. Bez modułu CRM sprzedażowego potrzebna jest tylko skrzynka marki głównej; jeśli E-mail wyłączono w Modułach, skrzynka nie jest potrzebna.

#7. Gotowe

Lista kontrolna pokazuje każdy krok i otwiera te niewykonane. W sekcji Lejki widać każdy lejek z jego stanem (Tryb testowy lub Uruchomiony), używaną skrzynką oraz informacją, czy leady z e-maili są włączone. Proszę wybrać Uruchom przy lejku, gdy etapy i wiadomości są gotowe; od tej chwili jego e-maile i wiadomości czatu trafiają do klientów.

Leady z e-maili zaczynają powstawać po uruchomieniu lejka. Do tego czasu wiadomości do jego skrzynki są tylko importowane. To samo dotyczy wiadomości, których nie odbiera żadna skrzynka lejka: trafiają do lejka domyślnego i dopóki jest on w trybie testowym, niczego nie tworzą. Wiadomości z okresu trybu testowego nie tworzą leadów także później. Widać też osoby, które jeszcze nie przyjęły zaproszenia — każda z przyciskiem Wyślij przypomnienie. Na koniec proszę wybrać Zakończ konfigurację; lejek nadal w trybie testowym można uruchomić później w Administrator firmy → Sprzedaż i integracje → Lejki sprzedaży.

#Powiązane artykuły

• Pierwsze 10 minut jako Administrator firmy
• Konfiguracja e-maila
• Agenci kanałów