Zbieranie dokumentów od klientów

Zamiast zbierać załączniki z odpowiedzi na e-maile, wyślij klientowi osobisty link do przesyłania. Klient widzi krótką listę, przesyła każdy dokument z telefonu lub komputera, a pliki trafiają do szansy sprzedaży, posortowane według dokumentów.

#Wybierz dokumenty

Właściciel i Administrator firmy ustalają listę dla każdego lejka.

1. Otwórz Administrator firmy → Sprzedaż i integracje → Lejki sprzedaży, otwórz lejek i wybierz kartę Dokumenty.
2. Dla każdego dokumentu wybierz + Dodaj dokument. Wybierz jeden z popularnych dokumentów (wpisz tekst, aby filtrować; w lejku utworzonym z szablonu najpierw widać dokumenty tego szablonu) lub Dodaj własny dokument dla wszystkiego, czego nie ma na liście. Popularny dokument jest dodawany w języku firmy z krótkim opisem, zaznaczonym polem Wymagany i odpowiednimi typami plików; wszystkie pola można edytować. Dokumenty, które już są na liście, są oznaczone jako Dodano.
3. W sekcji Akceptowane wybierz typy plików: PDF, JPG i PNG. Na przykład zdjęcie może przyjmować tylko JPG i PNG.
4. Przeciągnij wiersze lub użyj strzałek, aby ustalić kolejność, a potem wybierz Zapisz.

Każdy wiersz to jedna sekcja przesyłania na stronie klienta, w tej samej kolejności. Szablon Edukacja zaczyna się od czterech wymaganych dokumentów: dowód osobisty lub paszport, poprzedni dyplom, wykaz ocen i zdjęcie legitymacyjne. Inne szablony zaczynają się od pustej listy.

#Wyślij link do przesyłania

Każda szansa sprzedaży ma własny link. W wiadomości na karcie Wiadomości lejka użyj {{documentUploadLink}} dla linku i {{documentList}} dla listy dokumentów. W szablonie Edukacja e-mail etapu Zgłoszenie i jego wersja na czat już używają obu i pokazują przycisk Prześlij dokumenty. Klienci nadal mogą odpowiedzieć na e-mail, dołączając dokumenty.

{{documentList}} zawsze wymienia wszystkie dokumenty. Te, które klient już przesłał, są odhaczone, na przykład ✓ Wykaz ocen — otrzymano, a krótka linijka wyjaśnia, że odhaczone już dotarły, a pozostałe są jeszcze potrzebne. Wiadomości na czacie dostają tę samą listę jako zwykły tekst.

Aby wymienić dokumenty w zdaniu, użyj {{documentNames}}. Wpisuje dokumenty, które trzeba jeszcze przesłać, połączone tak, jak łączy się wyliczenie w Twoim języku, na przykład prosimy o przesłanie: Dokument tożsamości i Wykaz ocen. Oba tokeny wynikają z karty Dokumenty, więc wiadomość zawsze zgadza się ze stroną przesyłania. Gdy wiadomość ma link, ale wymienia dokumenty ręcznie, karty Dokumenty i Wiadomości pokazują wskazówkę. Dromix nigdy nie zmienia wiadomości, którą napisałeś.

Strona przesyłania podpowiada klientom, jak jeszcze mogą wysłać dokumenty, zależnie od tego, jak dotarł do nich link: odpowiedz na nasz e-mail przy e-mailu, wyślij je na naszym czacie WhatsApp (lub Instagram, Messenger) przy wiadomości na czacie. Przy linku skopiowanym ręcznie tej linijki nie ma.

Aby wysłać link samodzielnie, otwórz szansę sprzedaży, wybierz kartę Dokumenty i w sekcji Dokumenty klienta wybierz Kopiuj link.

#Co widzi klient

Strona pokazuje Twoje logo lub nazwę firmy, imię klienta i listę. Każdy dokument ma status: Oczekuje, Przesłano, Zaakceptowano lub Prześlij ponownie z Twoją uwagą. Klient może dodać kilka plików do jednego dokumentu, na przykład obie strony dowodu. Strona działa na telefonie i jest dostępna po angielsku, turecku, niemiecku, rosyjsku i polsku.

Strona pokazuje tylko listę tej szansy sprzedaży i nazwy plików samego klienta. Pliki są przesyłane bezpiecznym połączeniem i przechowywane prywatnie przy szansie sprzedaży.

#Sprawdź dokumenty

Otwórz szansę sprzedaży i wybierz kartę Dokumenty. W sekcji Dokumenty klienta pliki są pogrupowane według nazw dokumentów, wraz z liczbą otrzymanych wymaganych dokumentów.

• Wybierz Akceptuj, gdy dokument jest w porządku. Klient nie może go już zastąpić.
• Wybierz Poproś o ponowne przesłanie, napisz krótką uwagę (na przykład Skan jest nieostry) i wybierz Wyślij. Klient dostaje e-mail z Twoją uwagą i linkiem do przesyłania, a na jego stronie dokument ma status Prześlij ponownie. Wcześniejsze pliki zostają przy szansie sprzedaży w sekcji wcześniejsze pliki.

Każde przesłanie dodaje wpis do historii szansy sprzedaży, na przykład Sophie Evans przesłał(a): Wykaz ocen, a opiekun szansy dostaje powiadomienie.

#Automatyzacje

• Reguły wysyłające {{documentList}} lub {{documentUploadLink}} (przypomnienia o dokumentach) działają, dopóki nie dotrą wszystkie wymagane dokumenty albo szansa nie opuści etapu. Odpowiedź lub przesłanie tylko części dokumentów ich nie kończy, a każde przypomnienie pokazuje, czego jeszcze brakuje. Gdy wszystkie wymagane dokumenty już są, prośba nie jest wysyłana.
• Inne reguły z opcją Zatrzymaj, gdy klient odpowie kończą się po przesłaniu, bo liczy się ono jako odpowiedź.
• Gdy wszystkie wymagane dokumenty są przesłane, uruchamia się wyzwalacz Otrzymano wszystkie wymagane dokumenty. Dokumenty opcjonalne się nie liczą. Po prośbie o ponowne przesłanie może uruchomić się ponownie.
• Szablon Edukacja ma dwie reguły z tym wyzwalaczem: zadanie Sprawdź przesłane dokumenty dla opiekuna (włączone) oraz przeniesienie szansy do etapu Umowa rekrutacyjna wysłana (wyłączone; włącz je na karcie Automatyzacje, jeśli chcesz).

Zobacz Reguły lejka.

#Link, limity i bezpieczeństwo

• Link jest ważny 30 dni. Wybierz Nowy link, aby utworzyć nowy; stary przestanie działać. Wybierz Unieważnij, aby zatrzymać link bez zastępowania go. Reguły wysyłające {{documentUploadLink}} odnawiają wygasły link, ale nigdy unieważnionego.
• Każdy plik może mieć do 10 MB. Dromix sprawdza prawdziwy typ pliku na podstawie zawartości, a nie nazwy.
• Zbyt wiele przesłań w krótkim czasie z jednego linku lub jednej sieci jest wstrzymywanych na kilka minut.