Отдел закупок и предложения поставщиков

В разделе Отдел закупок согласованные запросы на закупку превращаются в заказы. Руководитель отдела Кроме владельца и администраторов компании, доступ есть у руководителя Вашего отдела закупок (см. ниже).

Откройте Моя работа, нажмите Новое, затем Отдел закупок (Заявки на закупку, поставщики и предложения). Здесь две вкладки: Запросы и Поставщики. Кнопка Назад к разделу «Моя работа» закрывает раздел.

#Ведите справочник поставщиков

1. На вкладке Поставщики нажмите Добавить поставщика.
2. Укажите Название компании и Эл. почта, а при желании Контактное лицо, Телефон, ИНН, Сайт, Адрес, Город, Страна, Категории и Внутренние заметки.
3. Сохраните. Сделайте поставщика Неактивен, чтобы больше не запрашивать у него предложения.

Чтобы добавить много поставщиков сразу, скачайте Пример CSV, заполните его и используйте Импорт CSV. Экспорт CSV скачивает справочник.

#Обработайте запрос на закупку

На вкладке Запросы перечислены все Запросы на закупку со статусами. Воспользуйтесь поиском или фильтром по статусу и выберите запрос.

• Ожидает согласования руководителя: запрашивать предложения можно после того, как согласующий автора запроса скажет «да». Запрос перейдёт дальше автоматически.
• После согласования используйте Запросить предложения у поставщиков: найдите активных поставщиков, отметьте нужных и нажмите Написать выбранным поставщикам.

Каждый поставщик получает письмо с личной ссылкой. На этой странице он указывает цену за единицу, валюту, срок поставки и заметки и отправляет предложение. Ссылка действует 14 дней. Если почтовый сервер (SMTP) не настроен, письма ждут в очереди до его настройки.

#Выберите предложение

Поступившие предложения отображаются в запросе вместе с ответом каждого поставщика.

1. Выберите лучшее предложение.
2. Подтвердите Выбрать это предложение? кнопкой Выбрать и начать закупку.

Выбранный поставщик получает письмо о принятии, остальные приславшие предложения — вежливый отказ. Запрос переходит в статус Закупка начата, и автор видит это в «Моей работе».

#Выбор отдела закупок

Владелец или администратор компании решает, руководитель какого отдела ведёт этот раздел:

1. Откройте Администратор компании → Работа → Настройки работы и выберите Отдел закупок.
2. В поле Отдел закупок выберите отдел, например Вашу службу снабжения. Изменение сохраняется сразу.

Руководитель этого отдела увидит Отдел закупок в меню Новое в разделе «Моя работа» и будет получать уведомление о каждой согласованной заявке на закупку. Владельцы и администраторы компании имеют доступ всегда.

Если оставить Не выбран (отдел с названием «Procurement»), доступ, как и в прежних версиях, получает руководитель отдела с названием Procurement. Если такого отдела нет, раздел ведут только владельцы и администраторы компании.