Сбор документов от клиентов

Вместо того чтобы собирать вложения из ответов на письма, отправьте клиенту личную ссылку для загрузки. Клиент видит короткий список, загружает каждый документ с телефона или компьютера, и файлы попадают в сделку, разложенные по документам.

#Выберите документы

Владелец и Администратор компании задают список для каждой воронки.

1. Откройте Администратор компании → Продажи и интеграции → Воронки, откройте воронку и выберите вкладку Документы.
2. Для каждого документа выберите + Добавить документ. Выберите один из частых документов (введите текст для фильтра; в воронке, созданной из шаблона, сначала идут документы этого шаблона) или Добавить свой документ для всего, чего нет в списке. Частый документ добавляется на языке компании с кратким описанием, включённым флажком Обязательный и подходящими типами файлов; все поля можно изменить. Документы, которые уже есть в списке, отмечены как Добавлен.
3. В разделе Форматы выберите типы файлов: PDF, JPG и PNG. Например, для фотографии можно оставить только JPG и PNG.
4. Перетащите строки или используйте стрелки, чтобы задать порядок, затем выберите Сохранить.

Каждая строка — это раздел загрузки на странице клиента, в том же порядке. Шаблон Образование начинается с четырёх обязательных документов: удостоверение личности или паспорт, предыдущий диплом, выписка оценок и фотография на документы. Другие шаблоны начинаются с пустого списка.

#Отправьте ссылку для загрузки

У каждой сделки своя ссылка. В сообщении на вкладке Сообщения воронки используйте {{documentUploadLink}} для ссылки и {{documentList}} для списка документов. В шаблоне «Образование» письмо этапа Заявка и его версия для чата уже используют и то и другое и показывают кнопку Загрузить документы. Клиенты по-прежнему могут ответить на письмо, приложив документы.

{{documentList}} всегда перечисляет все документы. Те, что клиент уже прислал, отмечены, например ✓ Выписка оценок — получено, а короткая строка поясняет, что отмеченные уже получены, а остальные ещё нужны. В сообщениях чата тот же список приходит простым текстом.

Чтобы назвать документы внутри предложения, используйте {{documentNames}}. Он перечисляет документы, которые ещё нужно прислать, так, как принято в вашем языке, например пожалуйста, пришлите нам: Документ, удостоверяющий личность, и Выписка оценок. Оба токена следуют вкладке Документы, поэтому сообщение всегда совпадает со страницей загрузки. Если в сообщении есть ссылка, но документы перечислены вручную, на вкладках Документы и Сообщения появляется подсказка. Dromix никогда не меняет написанное вами сообщение.

Страница загрузки подсказывает клиенту, как ещё можно прислать документы, в зависимости от того, как к нему пришла ссылка: ответить на наше письмо для письма, отправить в нашем чате WhatsApp (или Instagram, Messenger) для сообщения в чате. Для ссылки, скопированной вручную, эта строка не показывается.

Чтобы отправить ссылку самостоятельно, откройте сделку, выберите вкладку Документы и в разделе Документы клиента выберите Копировать ссылку.

#Что видит клиент

На странице показаны Ваш логотип или название компании, имя клиента и список документов. У каждого документа есть статус: Ожидается, Загружено, Принято или Нужно загрузить заново с Вашим комментарием. Клиент может добавить к одному документу несколько файлов, например обе стороны удостоверения. Страница работает на телефоне и доступна на английском, турецком, немецком, русском и польском.

Страница показывает только список этой сделки и названия файлов самого клиента. Файлы передаются по защищённому соединению и хранятся в сделке без открытого доступа.

#Проверьте документы

Откройте сделку и выберите вкладку Документы. В разделе Документы клиента файлы сгруппированы по названиям документов, рядом видно, сколько обязательных документов получено.

• Выберите Принять, если документ в порядке. Клиент больше не сможет его заменить.
• Выберите Запросить заново, напишите короткий комментарий (например, Скан нечёткий) и выберите Отправить. Клиент получит письмо с Вашим комментарием и ссылкой для загрузки, а на его странице документ будет отмечен как Нужно загрузить заново. Прежние файлы остаются в сделке в разделе прежние файлы.

Каждая загрузка добавляет запись в историю сделки, например Sophie Evans загрузил(а): Выписка оценок, а ответственный за сделку получает уведомление.

#Автоматизации

• Правила, которые отправляют {{documentList}} или {{documentUploadLink}} (напоминания о документах), работают, пока не получены все обязательные документы или сделка не покинет этап. Ответ или загрузка только части документов их не останавливает, а каждое напоминание показывает, чего ещё не хватает. Если все обязательные документы уже получены, запрос не отправляется.
• Другие правила с параметром Остановить, когда клиент ответит завершаются при загрузке, потому что она считается ответом.
• Когда загружены все обязательные документы, срабатывает триггер Все обязательные документы получены. Необязательные документы не учитываются. После запроса на повторную загрузку он может сработать снова.
• В шаблоне «Образование» есть два правила с этим триггером: задача Проверить загруженные документы для ответственного (включено) и перевод сделки на этап Договор на обучение отправлен (выключено; включите его на вкладке Автоматизации, если нужно).

См. Правила воронки.

#Ссылка, ограничения и безопасность

• Ссылка действует 30 дней. Выберите Новая ссылка, чтобы создать новую; старая перестанет работать. Выберите Отозвать, чтобы остановить ссылку без замены. Правила, отправляющие {{documentUploadLink}}, обновляют истёкшую ссылку, но никогда не восстанавливают отозванную.
• Размер каждого файла — до 10 МБ. Dromix проверяет настоящий тип файла по содержимому, а не по имени.
• Слишком много загрузок за короткое время по одной ссылке или из одной сети приостанавливаются на несколько минут.