Настройка почты: Gmail, Outlook, другие серверы и общие ящики

Когда почта включена, каждый может подключить свой рабочий ящик, а Вы можете добавить общие ящики, например info@ или support@. Изменять эти настройки могут только Владелец и Администратор компании.

Откройте Администратор компании → Продажи и интеграции → Интеграции → Эл. почта. В руководстве справа есть вкладки Gmail, Hotmail и Другое со всеми шагами.

#Включите почту

1. Отметьте Активен.
2. Только для Hotmail и Outlook.com заполните Microsoft client ID и Microsoft client secret (см. ниже). Gmail и другие серверы эти поля не используют.
3. Нажмите Сохранить.

Общий ящик можно подключить только после того, как почта включена и сохранена.

#Выберите тип подключения

Обычный пароль Google или Microsoft не подойдёт. Для Gmail используйте пароль приложения, для Hotmail — приложение Microsoft.

#Добавьте общий ящик

1. В блоке Общие ящики введите Название во «Входящих», например Поддержка.
2. Нажмите Подключить общий Gmail, Подключить общий Outlook или Другое и завершите вход или заполните форму сервера. Dromix проверяет вход перед сохранением.
3. В блоке Доступ выберите, кто может открывать ящик, и нажмите Сохранить доступ. Тот, кто подключил ящик, получает доступ автоматически.

Ящик видят только люди с доступом, а значок Входящие появляется только у тех, кто может открыть хотя бы один ящик. Переписку в общем ящике можно назначать: см. Назначение переписки.

#Сколько старых писем импортировать

Каждая форма подключения (Gmail, Outlook и другие серверы, здесь и в шаге Ящики и каналы) спрашивает Импорт старых писем:

• Не импортировать старые письма: только письма, которые придут с этого момента.
• Последние 7 дней, 30 дней (по умолчанию), 90 дней, 180 дней или 365 дней.
• Своё значение: любое число дней от 1 до 365.

Dromix импортирует этот период в фоне, частями, так что Вы можете продолжать работу; ход импорта виден в настройках ящика. Новые письма приходят как обычно, а остальная история ящика остаётся у Вашего почтового провайдера. Импортированные письма проходят те же правила CRM, что и новые, но созданные из них лиды не назначаются автоматически.

Чтобы изменить период позже, выберите общий ящик в списке и откройте История писем. Более длинный период один раз импортирует дополнительные дни (уже импортированные письма пропускаются). Более короткий период никогда не удаляет уже импортированные письма; он влияет только на будущие импорты. Ящики, подключённые до появления этой настройки, показывают Только новые письма, пока Вы не выберете период.

#Общий ящик для бренда или воронки

Общий ящик может отправлять письма клиентам компании, одного бренда или одной воронки. В мастере настройки привяжите основной ящик компании, а также ящики брендов и команд на шаге Ящики и каналы (шаг 6); отдельной воронке собственный ящик назначается в разделе Администратор компании → Продажи и интеграции → Воронки в поле Ящик для отправки. См. Ящик для отправки. У каждого общего ящика один владелец. Клиенты видят в качестве отправителя название бренда (или Вашей компании), например Elite <hello@elite.com>.

Привязанный ящик показывает в списке общих ящиков, кто с него отправляет, например Общий ящик бренда «Elite». Если удалить его, Dromix сначала спросит. После этого привязка снимается, и письма клиентам этого бренда или воронки не отправляются, пока Вы не привяжете другой ящик.

Предложения, договоры, подписанные копии, напоминания, приглашения на встречи и счета по сделкам бренда тоже уходят с ящика бренда, с его названием и логотипом. См. Бренды.

#Системная почта

С системной почты отправляются приглашения, уведомления, согласования, приглашения на встречи и письма закупок, а также предложения и договоры воронок без бренда. Счета этих воронок тоже можно отправлять с неё: выберите её в поле От.

• Она настраивается на Вашем сервере при установке Dromix (настройки SMTP в файле .env сервера). Dromix показывает её только для чтения в разделе Администратор компании → Настройки, например Системная почта: noreply@acme-academy.com · настраивается администратором сервера. Нажмите Отправить тест, чтобы получить тестовое письмо на свой адрес.
• Чтобы изменить её, обратитесь к администратору сервера: он меняет настройки SMTP на сервере и перезапускает Dromix. См. заметки для сервера в /opt/dromix/README.md.
• Этот же адрес можно дополнительно подключить как общий ящик или как личный ящик сотрудника. Ограничений нет. Системные письма помечаются как автоматические, поэтому автоответы об отсутствии не возвращаются. Если адрес также является общим ящиком, в его папке Отправленные в зависимости от почтового провайдера могут появляться копии системных писем; отдельный адрес, например noreply@, этого избегает.
• Microsoft 365: для ящика-отправителя должен быть включён SMTP AUTH (параметры безопасности по умолчанию его отключают). Gmail и Google Workspace: используйте пароль приложения, а не обычный пароль.
• Без системной почты приглашения не отправляются по почте: скопируйте ссылку-приглашение.

Внутренние уведомления всегда отправляются с системной почты, в том числе для воронок брендов.

#Личные ящики

Каждый подключает свой адрес в разделе Интеграции своего меню. См. Подключение календаря и почты. В блоке Личные ящики видно, кто уже подключил ящик. Личные ящики не являются общими.

Если почта перестала приходить, см. Почта не синхронизируется.

Чтобы проверить, ушло ли письмо, завершилась ли отправка ошибкой или письмо вернулось, см. Просмотр журнала писем.