Просмотр журнала писем
Узнайте, какие письма отправил Dromix, принял ли их почтовый сервер и почему отправка завершилась ошибкой или письмо вернулось.
Кому доступно
ВладелецАдминистратор компанииУсловия
Достаточно роли
Журнал писем показывает все письма, которые отправляет Dromix: сообщения из общих и личных ящиков, письма этапов Ваших воронок, счета, предложения и системные письма, например уведомления. С его помощью можно ответить на вопросы «ушло ли это письмо?» и «почему произошла ошибка?». Открыть журнал могут только Владелец и Администратор компании.
Открытие журнала писем
Откройте Администратор компании → Безопасность и конфиденциальность → Журнал писем. Новые письма находятся вверху, по 50 на странице. Над таблицей указано, сколько писем подходит под Ваши фильтры. Для перехода между страницами нажимайте Назад и Далее.
Журнал содержит только метаданные: кто отправил письмо, с какого адреса, кому, тема, имена и размеры вложений и результат. Текст писем и содержимое вложений не сохраняются.
Что показывает каждая строка
| Столбец | Что в нём |
|---|---|
| Отправлено | Когда письмо ушло, а если оно не ушло — когда началась отправка |
| Отправитель | Человек, который отправил письмо, или Система для автоматических писем; ниже — тип письма |
| От | Адрес отправки, например общий ящик или системный адрес эл. почты |
| Получатели | Адреса получателей; Копия и Скрытая копия — отдельными строками |
| Тема | Тема письма и число вложений, если они были |
| Связано с | К какой записи относится письмо: Переписка, Счёт, Предложение / договор, Лид, Сделка или Закупка |
| Статус | Результат (см. ниже), ошибка или причина возврата, а для отслеживаемых писем — открытия и клики |
Типы писем
Фильтр Тип и строка под именем отправителя используют такие типы:
| Тип | Примеры |
|---|---|
| Входящие | Письма, которые кто-то написал во Входящие из общего или личного ящика |
| Автоматизация воронки | Письма этапов Ваших воронок, отправленные из ящика для отправки этой воронки (её собственный ящик, иначе ящик её бренда, иначе основной ящик компании) |
| Счёт, Напоминание о счёте | Счета клиентам и напоминания об оплате |
| Предложение / договор, Напоминание о предложении, Подписанная копия | Коммерческие документы, напоминания о них и подписанная копия |
| Уведомление, Письмо о задаче, Мои задачи, Назначение, Приглашение на встречу | Автоматические письма об уведомлениях, задачах, заявках в «Мои задачи», назначениях и встречах |
| Подтверждение расчёта, Запрос в отдел продаж, Закупки | Подтверждения расчётов, запросы в отдел продаж и письма по закупкам |
| Ящик, Система | Другие письма из подключённого ящика или с системного адреса эл. почты |
Статусы
| Статус | Значение |
|---|---|
| Отправляется | Dromix начал отправку и ещё не записал результат |
| Принято | Почтовый сервер (Gmail, Microsoft или Ваш SMTP-сервер) принял письмо. Это не доказывает, что оно дошло до ящика получателя |
| Ошибка | Почтовый сервер отклонил письмо или был недоступен. Текст ошибки показан под статусом |
| Возврат | Письмо было принято, но позже пришло уведомление о недоставке. Время и причина показаны под статусом |
В фильтре Статус есть также Открыто и Клик. Они находят отслеживаемые письма, которые открыли или по ссылкам которых кликнули хотя бы раз.
Фильтры, поиск и экспорт
- Задайте нужные поля: С даты, По дату, Ящик, Отправитель, Получатель, Статус и Тип. Даты охватывают целые дни (по UTC). Чтобы увидеть только автоматические письма, выберите Система в поле Отправитель.
- В поле Поиск введите часть темы, адрес отправителя, полный адрес получателя или текст из сообщения об ошибке.
- Нажмите Применить. Сбросить фильтры снова показывает все письма.
Экспорт CSV скачивает письма, подходящие под текущие фильтры, начиная с самых новых, до 20 000 строк. Каждый экспорт записывается в журнал аудита.
Как читать ошибки и возвраты
- Ошибка со сбоем входа или подключения обычно означает, что ящик-отправитель отключён или его пароль изменился. Проверьте ящик в разделе Администратор компании → Продажи и интеграции → Интеграции → Эл. почта. См. Почта не синхронизируется и Настройка почты.
- Ошибка у письма типа Автоматизация воронки: проверьте ящик для отправки этой воронки, то есть её собственный ящик, ящик её бренда или основной ящик компании. Пропущенные или задержанные письма этапов, например когда у воронки нет ящика для отправки, она ещё в Тестовом режиме или почта выключена, не отправляются и в журнал не попадают. Причина, по которой письмо не отправлено, видна в сделке или лиде.
- Возврат обычно означает, что адрес неверный или ящик получателя отклонил письмо. Причина часто содержит код вроде 550 5.1.1. Исправьте адрес и отправьте письмо снова.
Dromix может отметить письмо как Возврат, только если уведомление о недоставке пришло в ящик, подключённый к Dromix. Некоторые уведомления сопоставить нельзя, поэтому вернувшееся письмо может остаться со статусом Принято.
Запись в журнал никогда не останавливает отправку. Если запись не удалось сохранить, письмо всё равно уходит, поэтому в редких случаях письма в журнале может не быть.
Открытия и клики
Открытия и клики показываются только для писем, написанных во Входящие, если для этого ящика в разделе Администратор компании → Продажи и интеграции → Интеграции → Эл. почта включено отслеживание открытий и кликов и каждый получатель дал согласие на отслеживание. У всех остальных писем указано Без отслеживания. Системные письма никогда не отслеживаются. Данные об открытиях ненадёжны: одни почтовые программы загружают изображения автоматически, другие их блокируют.
Сколько хранятся записи
Рядом с числом писем выберите в поле Хранить журнал 90, 180, 365 или 730 дней. По умолчанию — 365 дней. Более старые записи удаляются автоматически несколько раз в день. Изменение срока записывается в журнал аудита.
Если данные клиента удалены по запросу GDPR, его записи остаются в журнале, но адрес и тема заменяются на [удалено], а данные отслеживания удаляются.