Архивировать или удалить безвозвратно

В Dromix есть два способа навести порядок в CRM. В архив скрывает запись и сохраняет всё. Удалить безвозвратно удаляет её навсегда.

#Архивирование и восстановление

1. Откройте контакт, компанию или сделку и нажмите В архив.
2. Чтобы найти запись снова, используйте в списке фильтр В архиве (сделки: покажите архивные сделки воронки).
3. Откройте запись и нажмите Восстановить.

Архивная компания сохраняет своих людей, сделки и лиды. Архивная сделка не показывается на доске, в отчётах и на главной странице, пока Вы её не восстановите.

#Безвозвратное удаление

Владелец и администраторы компании видят Удалить (у контактов и компаний) или Удалить безвозвратно (у сделок, лидов и в массовых действиях). Dromix сначала переспрашивает, например Удалить контакт безвозвратно?

• Контакт: удаляются контакт, его фото и хронология. Связанные лиды, сделки и чаты сохраняются, но теряют связь.
• Компания: её люди, сделки и лиды остаются, но без компании.
• Сделка: сделка и её хронология удаляются и пропадают из отчётов. Сделка со связанными записями сначала отправляется в архив; из архива её можно удалить вместе с ними; см. Сделки со связанными записями.
• Лид: лид и его хронология удаляются. Чтобы сохранить историю, используйте Не лид; см. Отклонить лид.

Остальные при попытке видят Only workspace owners and admins can do this. Archive the record instead.

#Сделки со связанными записями

Сделку с загрузками клиента, предложениями или договорами, счетами (черновиками или выставленными), платежами или предстоящей встречей удалить нельзя. В этом случае Удалить навсегда показывает, что мешает удалению (с количеством), и предлагает Лучше в архив.

• В архив переносит и связанные записи: они остаются со сделкой в архиве, ничего не теряет привязку, а ссылка клиента для загрузки перестаёт работать.
• Пока встреча ещё впереди, архивирование тоже заблокировано. Окно Отправить сделку в архив? показывает каждую такую встречу и бронь клиента (страница бронирования) с датой и временем и кнопкой Отменить встречу / Отменить бронь: организатор или владелец / администратор компании может отменить её прямо там. До начала приглашённые сотрудники и клиент получают уведомление об отмене (по почте, если настроена исходящая почта); уже идущая встреча просто завершается без уведомлений. После этого кнопка В архив становится активной. Само архивирование никогда не отменяет встречу и никого не уведомляет.
• Вкладка Встреча сделки показывает те же встречи, включая записи со страницы бронирования (с пометкой Страница бронирования и кнопкой Отменить бронь). Удалённая или отменённая встреча никогда не блокирует архивирование.
• Сделку в архиве можно удалить навсегда вместе со связанными записями за один шаг: Удалить навсегда показывает, что удаляется вместе с ней (количество по видам), и одну кнопку Удалить сделку и 5 элементов. Для подтверждения введите DELETE. Файлы и PDF удаляются из хранилища, всё происходит сразу (всё или ничего), а в журнал аудита пишется одна запись со списком удалённого.
• Если среди них есть подписанный договор, это может сделать только Владелец с включённым приложением-аутентификатором и его кодом.
• Удалять записи по одному по-прежнему можно (Удалять элементы по одному), у каждой своя кнопка Удалить.
• Выставленные счета, кредит-ноты и проведённые платежи являются юридическими документами и никогда не удаляются — ни из архива, ни вместе со сделкой. Окно показывает их в разделе Хранится всегда, и сделка остаётся в архиве. Вместо этого аннулируйте счёт.
• Подписанный договор может удалить из архива только Владелец с включённым приложением-аутентификатором: введите номер договора и код.
• Черновики счетов, неподписанные предложения и договоры, а также загруженные файлы владелец и администраторы компании могут удалить из архива.

Каждое архивирование и удаление записывается в журнал аудита.

#Сразу несколько

В списке контактов, лидов, сделок или компаний отметьте записи и откройте Действия ▾. В архив и Восстановить доступны всем, кто может изменять эти записи. Удалить безвозвратно просит ввести DELETE для подтверждения и фиксируется в журнале аудита.