Müşterilerden belge toplama

E-posta yanıtlarındaki ekleri toplamak yerine müşteriye kişisel bir yükleme bağlantısı gönderin. Müşteri kısa bir kontrol listesi görür, her belgeyi telefonundan veya bilgisayarından yükler ve dosyalar belgeye göre sıralanmış olarak fırsata eklenir.

#Belgeleri seçin

Sahip ve Şirket yöneticisi listeyi satış hattı başına belirler.

1. Şirket yöneticisi → Satış ve entegrasyonlar → Satış hatları'nı açın, satış hattını açın ve Belgeler sekmesini seçin.
2. Her belge için + Belge ekle'yi seçin. Sık kullanılan belgelerden birini seçin (filtrelemek için yazın; bir şablondan oluşturulan satış hattında önce o şablonun belgeleri gelir) ya da listede olmayan bir belge için Özel belge ekle'yi seçin. Sık kullanılan bir belge şirket dilinde, kısa bir açıklamayla, Zorunlu açık ve uygun dosya türleriyle eklenir; tüm alanlar düzenlenebilir kalır. Listede zaten olan belgeler Eklendi olarak işaretlenir.
3. Kabul edilen altında dosya türlerini seçin: PDF, JPG ve PNG. Örneğin bir fotoğraf yalnızca JPG ve PNG kabul edebilir.
4. Sırayı belirlemek için satırları sürükleyin veya okları kullanın, ardından Kaydet'i seçin.

Her satır, müşterinin sayfasında aynı sırayla bir yükleme bölümüdür. Eğitim şablonu dört zorunlu belgeyle başlar: kimlik kartı veya pasaport, önceki diploma, transkript (not dökümü) ve vesikalık fotoğraf. Diğer şablonlar boş bir listeyle başlar.

#Yükleme bağlantısını gönderin

Her fırsatın kendi bağlantısı vardır. Satış hattının Mesajlar sekmesindeki bir mesajda bağlantı için {{documentUploadLink}}, belge listesi için {{documentList}} kullanın. Eğitim şablonunda Başvuru e-postası ve sohbet sürümü ikisini de zaten kullanır ve bir Belgelerinizi yükleyin düğmesi gösterir. Müşteriler belgeleri ekleyerek e-postayı yanıtlamaya devam edebilir.

{{documentList}} her zaman tüm belgeleri listeler. Müşterinin zaten gönderdiği belgeler işaretlenir, örneğin ✓ Transkript — alındı; kısa bir satır işaretli olanların ulaştığını, kalanların hâlâ gerektiğini söyler. Sohbet mesajları aynı listeyi düz metin olarak alır.

Belgeleri bir cümlenin içinde saymak için {{documentNames}} kullanın. Henüz gönderilmesi gereken belgeleri dilinize uygun biçimde birleştirerek yazar, örneğin lütfen bize gönderin: Kimlik belgesi ve Transkript (not dökümü). İki değişken de Belgeler sekmesini izler; böylece mesaj yükleme sayfasıyla her zaman aynıdır. Bir mesajda bağlantı olup belgeler elle yazılmışsa Belgeler ve Mesajlar sekmelerinde bir uyarı görünür. Dromix yazdığınız bir mesajı asla kendiliğinden değiştirmez.

Yükleme sayfası, bağlantının müşteriye nasıl ulaştığına göre belgeleri başka nasıl gönderebileceğini söyler: e-postayla geldiyse e-postamızı yanıtlayın, sohbet mesajıyla geldiyse WhatsApp sohbetimizden gönderin (veya Instagram, Messenger). Elle kopyalanan bir bağlantıda bu satır görünmez.

Bağlantıyı kendiniz göndermek için fırsatı açın, Belgeler sekmesini seçin ve Müşteri belgeleri altında Bağlantıyı kopyala'yı seçin.

#Müşterinin gördüğü

Sayfa logonuzu veya şirket adınızı, müşterinin adını ve kontrol listesini gösterir. Her belge durumunu gösterir: Bekleniyor, Yüklendi, Onaylandı veya notunuzla birlikte Yeniden yükleme gerekli. Müşteri bir belgeye birden fazla dosya ekleyebilir, örneğin kimlik kartının ön ve arka yüzü. Sayfa telefonda çalışır ve İngilizce, Türkçe, Almanca, Rusça ve Lehçe olarak kullanılabilir.

Sayfa yalnızca bu fırsatın kontrol listesini ve müşterinin kendi dosya adlarını gösterir. Dosyalar güvenli bir bağlantı üzerinden gider ve fırsatla birlikte gizli olarak saklanır.

#Belgeleri inceleyin

Fırsatı açın ve Belgeler sekmesini seçin. Müşteri belgeleri altında dosyalar belge adlarına göre gruplanır ve alınan zorunlu belge sayısı görünür.

• Belge uygunsa Onayla'yı seçin. Müşteri artık onu değiştiremez.
• Yeniden yükleme iste'yi seçin, kısa bir not yazın (örneğin Tarama bulanık) ve Gönder'i seçin. Müşteri notunuzu ve yükleme bağlantısını içeren bir e-posta alır ve belge sayfasında Yeniden yükleme gerekli olarak görünür. Önceki dosyalar fırsatta önceki dosya altında kalır.

Her yükleme fırsatın zaman çizelgesine Sophie Evans şu belgeyi yükledi: Transkript (not dökümü) gibi bir kayıt ekler ve fırsat sorumlusu bir bildirim alır.

#Otomasyonlar

• {{documentList}} veya {{documentUploadLink}} gönderen kurallar (belge hatırlatmaları), tüm zorunlu belgeler alınana ya da fırsat aşamadan çıkana kadar çalışır. Bir yanıt ya da belgelerin yalnızca bir kısmının yüklenmesi onları bitirmez; her hatırlatma hâlâ eksik olanları gösterir. Zorunlu belgelerin hepsi zaten geldiyse belge isteği gönderilmez.
• Müşteri yanıtlayınca dur seçili diğer kurallar bir yüklemeyle sona erer, çünkü yükleme yanıt sayılır.
• Zorunlu belgelerin hepsi yüklendiğinde Gerekli tüm belgeler alındı tetikleyicisi başlar. İsteğe bağlı belgeler sayılmaz. Bir yeniden yükleme isteğinden sonra tekrar başlayabilir.
• Eğitim şablonunda bu tetikleyiciyle iki kural vardır: sorumlu için Yüklenen belgeleri incele görevi (açık) ve fırsatı Kayıt sözleşmesi gönderildi aşamasına taşıma (kapalı; isterseniz Otomasyonlar sekmesinden açın).

Bkz. Satış hattı kuralları.

#Bağlantı, sınırlar ve güvenlik

• Bir bağlantı 30 gün geçerlidir. Yenisini oluşturmak için Yeni bağlantı'yı seçin; eski bağlantı çalışmayı durdurur. Bağlantıyı yenisi olmadan durdurmak için İptal et'i seçin. {{documentUploadLink}} gönderen kurallar süresi dolmuş bir bağlantıyı yeniler, iptal edilmiş bir bağlantıyı asla yenilemez.
• Dosyalar en fazla 10 MB olabilir. Dromix gerçek dosya türünü dosya adından değil içeriğinden kontrol eder.
• Bir bağlantıdan veya bir ağdan kısa sürede yapılan çok fazla yükleme birkaç dakika duraklatılır.